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　　决定采用新的系统对知识产权进行管理是每一个企业的明智之举。通常企业总是在认为时机成熟或迫不得已的时候才开始考虑到要进行改变，这在大型和小型企业中都是很常见的事情。

　　在过去的十年间，不断增强的竞争压力使越来越多企业开发进行网络出版，以便可以更多更好地为客户服务。合并与并购现象的增多，出现了一个各种系统共存的时期，跨时区和跨地域的合作也越来越多。保存在企业系统数据库内的信息，将被传送到世界各个角落并且还要对其加以保护和跟踪。

　　实现以上功能所面临的最主要问题是如何知识加以控制来顺应最新的公司管理行为，这也是为什么内容管理工具数量出现激增的主要原因。

　　仅靠增加硬件来应对更大的业务和战略问题是远远不够的，正在使用的部分软件通常功能过于单一或早就过时了。那些与信息技术密切相关的部门存在着大量的问题急需解决，早些年没有购买标准软件的用户，现在突然要面对各种开放式数据库、需要有较强的协同工作能力、标准的兼容性、分类方法、安全问题以及各种各样的XML版本，现在该怎么办呢？

　　五年或是十年前，由于高速数据基础结构不完善、数据存储设备较昂贵以及软件价格较高，大大阻碍了数字资产的高效传输和控制。一些公司尝试采用ISDN（集成服务数字网络）进行通讯，并采用价格低廉的冗余阵列驱动(RAID)存储方案。也有少数一些企业尝试采用数据仓库（data warehousing）。因此那时大多数的软件解决方案都是为工作组而设计的。

　　现在，许多技术都已有了很大改进，更可喜的是，对电子商务技术的开发已向内容管理方向转变，并且其主要方向正是公司和企业资源的管理。

　　目前存在的问题是，当你开始寻求一种解决方案时，很难找到一种与某个公司的产品目录需求相匹配的解决方案，解决方案的品种和类型非常多，让人无所适从。这份指南的首要目的是为大家提供一份寻求解决方案时应考虑事项的清单，在由非技术性行政部门、市场营销和创意服务系统管理者对新系统实施的过程中和实施之后所涉及到的相关问题。

　　第二个目的就是明确一下具体的缩略语和术语的含义，并用每种产品目录对各个公司进行描述和勾画。这并不是一个完整的列表，它只是给你一个方法和一个建议，在从可靠的信息资源、参加的展览会以及阅读其他出版物的过程中应该应用的方法。

　　管理项目

　　内容和数字资产管理问题一直是营销和设计人员在日常工作当中首先接触的问题。尽管一些问题，如原数据的存储和发布，是容易解决的问题，但是较重要的业务处理问题，如那些涉及到内容的生命周期、多目的输出、安全和访问权等问题，则非常复杂并涉及到多种技术的应用。

　　在中小型企业里，项目负责人可能是一个不懂技术的股东，由他们来制定业务、指定应用的解决方案并对其实施加以监督和管理。项目团队中的主要人员一开始都面对着不熟悉的技术和项目管理因素。为了成为一个高效的团队领导和团队成员，关键是如何让他们理解并懂得项目的管理的实践和方法以及相关的技术。

　　进入团队的创意设计人员需要掌握的最重要知识是对现有系统的理解，知道如何才能更好地使之发挥效率，并具有与各个工序沟通及满足最终用户需求的能力。如果一家运作不顺畅的公司运用一个技术解决方案来开展项目，往往会以失败而告终。在系统安装之前、之中和之后这一整个过程中，沟通的缺乏往往会导致意图表达不明确甚至表达错误，可能会导致采用不恰当或不成熟的技术等问题，所有这些问题都应该在计划和评估阶段检查出来并加以解决。

　　项目管理方法论

　　在对管理一个项目做准备的过程中，最好的方式之一是首先熟悉项目管理的最佳实践方法。美国项目管理学会(PMI www.pmi.org)对“最佳实践”所做的定义是：对于一个新的内容管理系统，可直接用于管理一个项目。但这对大多数人来说是非常不切实际的，那些对项目管理知识体系框架（Project Management Body of Knowledge）指南熟悉的人们对大小项目中出现的问题非常敏感。这份指南清晰地阐述了如何来了解公司的业务并使业务稳定而持久的进行下去；如何按照计划和业务目标来有效地对资源加以管理；在项目进行的整个过程当中，如何与团队中的成员以及高层人员进行有效地沟通……等等这些问题。这些建议和指南对整个项目的管理是非常有帮助的。

　　执行项目时考虑的关键问题如下：

　　●首先要瞄准业务目标，其次是技术；
　　●开展一次内部审查来了解目前正在使用的内容有哪些，又是如何来使用的；
　　●为项目制定一份时间表，并标记出一些重要的时间点，如评价前、执行过程和实施结束等阶；
　　●考虑项目所涉及的范围，确定出抗干扰级别。

　　沟通是关键

　　系统成功的装配来自于良好的沟通，确保股东和管理者时刻能了解到相关的信息是很重要的。一些小事情，如用缩略语来为项目或新系统命名，这将会让团队中的成员体会到主人翁的感觉，团队成员会为自己的命名或系统的名字感到骄傲和兴奋，如STAR(Simply Terrific Asset Repository的缩写)，记住简单永远是最佳选择。

　　获得高层的支持

　　获得高层管理的支持是项目起步并保持良好运行状态的关键。那些由于政策和哲学问题的变化而对项目产生的影响只能靠高层领导不断的支持来解决。在项目运作的整个过程当中始终保持高层管理的介入，将会在需要批准某一系统的购买或为某一程序建立试点的时候有所帮助。随着高层管理级别的增加，项目的规模和抗干扰级别也会迅速地扩大和提升。

　　设定任务

　　之所以采用新系统进行知识管理能够取得成功，有三个原因：通过增加生产效率来降低成本支出；其次，控制方法的改善以便减少风险倾向并改进了可调整的遵守；最后，能利用节省下来的时间进行行销进而增强了竞争力。

　　当为一新系统安排任务时，将高产能与成本中心模块相结合考虑是十分重要的。利润中心模块将会从更加容易获取的资源那里得到更多的销售回报；收入中心模块将反映出来自新老客户的那些由于业务或互动合作的增加而新增的额外销售额。

　　在选择新系统之前，必须先彻底了解现有系统的状况并清楚希望达到的业务目标是怎样的。做一次内部审查将会使你对项目规模的认识更为明确，按照内容生命周期管理的各个方面，如内容创建、管理、发布和存档，来对业务和工作流程进行分类是一条简单的途径。

　　外包服务

　　在项目开始实施之初，必须考虑的一点是，在哪一个环节上有必要寻求外部服务公司的帮助。一些涉及到企业内容管理(ECM)、企业资源计划（ERP）或业务过程管理的较大项目，通常是由一些技术咨询服务公司，如Accenture公司、EDS、SAP或SBI.Razorfish公司来完成。在这类业务中内容或者数字资产管理要素将被归入到更大的系统中进行管理。除了一些较大规模的咨询工作，信息结构设计师、工作流程顾问及系统集成人员也可以在项目的规划和实施的不同阶段为您提供帮助。信息结构设计师能够对现有的程序进行深入全面的审查并开发出新的模块结实提议的工艺改进方案。

　　工作流程顾问则应该是行业专家，他们提供一份需求分析来建议企业是选择单一数据源还是选择最好的组合方案。系统集成人员则可以完成以上所有的功能，还可以操作解决方案系统，并能够作为培训和安装后提供服务支持的联络人。以上对各角色人员的大概宽泛的分类并不意味着工作流程顾问就不能够做建模的工作，也不意味着系统集成人员就不能完成信息构架师的工作。众多的服务供应商有着各种各样的服务来满足您的需求。

　　先不考虑外包工作的价格是多少，理解选择项目准则的责任仍是最重要的。作为一个公司的信息门户，分析为业务计划选择什么样的服务仍然是他或她的责任，并且也有责任将信息传达给所有和公司利益有关的人。

　　选择正确的系统

　　对企业内部程序的审查和业务目标的确定都会成为我们选择何种系统的一份说明，我们期望在所有的产品都能发挥它们作用的基础上，选择一套符合企业需求的系统，但不幸的是，事实往往不是这样。

　　购买一套新系统是与供应商合作的开始，供应商通过技术合作、协议支持或公司内部定做系统的开发和咨询等等这些服务项目来为公司提供支持，这与公司所选的产品同等重要。所有的DAM和CMS系统的核心功都能满足通常的行业需求。选择产品时，同样要有深谋远虑，要看这套系统能否适应新的业务状况和新的业务机遇。虽然在这一行业里大多数的企业和你有着类似的需求，但是早期的采用者和公司淘汰的技术中就为我们指明了系统应该在哪些方面有所发展，还有一点重要的是，要了解你正考虑的那家供应商对未来技术的发展和技术创新是怎样应对的。

　　投资回报

　　我们很难计算投资数字资产和内容管理系统所能带来的回报，产能的增加、在新产品推广上时间的节省、业务的改善带来销售额的增加以及用户积累的经验等等这些都可能是你成功实施这一系统所带来的回报，而这些回报大都不能以数字来计算，但确实给你带来多方面的益处。比如说，在医药行业，投资回报当中也许包含安全内容的运用而避免产品诉讼的麻烦；自动形成的企业联合组织所产生的间接市场推广，也能为企业提供更多的时间来进行新产品的销售、公司的监管和条例的支持。这些投资回报无一不证明了内容管理系统是一件一劳永逸的事情。随着成功案例的不断增多，相信对于投资回报的计算方法也会更加明确。您可以参阅供应商网站上所列出以往的案例列表来作为获取投资回报信息的起始点。

　　引用Gistics公司的Michael Moon的话说，人们普遍地要在管理文件上花费一个小时的时间，并且又要用掉三分之一的时间来进行查找文件，然而，这三分之一小时的查找总是在做无用功，毫无收获。换一种算法，一名生产人员每年要花费36个小时来进行毫无结果的查找工作。显然，具有完善的组织结构的系统则会为您提供更高的生产能力，生产能力的提高又直接为我们行销新的产品赢得了时间。

　　当你对资产或内容管理系统进行评估时，一定要考虑以下几个问题：

　　●所需管理内容的总量；
　　●目前系统进行对象搜索所花费的时间；
　　●对丢失的内容进行重新创建所花费的时间；
　　●为再次使用文件所做的转换及管理所花费的时间。

[时间：2005-01-28  作者：杨立伏  来源：本站原创]