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　　快印社和小型商业印刷厂不需要与大型印刷企业相同的管理信息系统（MIS），一些最基本的功能，如报价、作业传票、开发票、财务报表等，就能满足大多数小企业的需求。

　　MIS系统的开发者，正不断拓展他们的产品以便尽可能地满足更多小型企业的商业需求。一些新的模块包括：电子商务、客户管理、数据收集、扩大销售和市场营销，这些功能可以大大提高企业运营效率。本文特别强调一些新的系统功能，使MIS系统发挥更大的作用。

　　市场营销支持功能

　　一些印刷厂采用专门的市场营销软件管理销售。现在一些MIS系统的开发商将这些功能整合到自己的产品中，研发出面向以老客户为盈利目标的小型企业的管理系统。

　　Cyrious软件公司的商业管理软件定位于那些希望每位员工都能增长销售和利润的企业。为了解决快印店所遇到的各种问题，Cyrious软件提供快速报价、简化的纸头工作、信息回复、跟踪定单的数据报告、存货清单、应收票据等功能。该公司成立于1996年，有1500家客户，向商业印刷、数字印刷、丝网印刷以及商标印刷等客户提供服务。

　　Cyrious的MIS系统将销售管理和专门的市场营销工具整合在一起，这样改善了客户关系，留住老顾客。用户可根据特定的特征将客户数据库分成当前客户和过去的客户，分类的标准如订单总价、最后的定单日期、采购方式、地理位置等。然后根据不同的查询客户列表向他们发送个性化电子邮件和书信，如“生日快乐”等信件。

　　在日常业务中，根据不同个人喜好，管理系统可通过相关工具实现一系列自动行为和动作。如当报价完成后，系统将会马上给客户确认电话；当定单完成，又会用电子邮件通知客户；如果定单被取消，系统马上被告知；自动打印感谢信（有不同的版本提供给新老客户）；以及另外的选择。在进行下一步时，有客户服务反馈（CSR）系统向你提出警告，取消一些不必要的电话，防止由于一些小失误让客户跑掉。Cyrious的MIS还能跟踪已经面谈过的客户以及沟通交流的有效性。

　　通过这些功能，Cyrious的系统能被普通的员工操作，减轻了高层主管的工作和后期管理。使用者能得到明确的提示，每一步应该如何操作。Cyrious的软件增加了一些可选模块，如网页视图、电子商务站点、零件和成本计算及库存等。

　　远程报价

　　印刷公司有时会派销售员去外地接定单，由于距离原因，销售员可能会在路途中使用手提电脑进行报价。Franklin报价系统公司的远程报价软件（Remote Estimator Client）是一个不错的选择。Franklin在今年八月首次发布了Estimator 5.01，并在其后的Graph Expo展上进行了演示。在Franklin的MIS中，远程顾客报价模块提供的远距离报价作为一个增加的选项提供给小中型商业印刷公司。升级版本能让销售人员在家办公，达到同样的效果。

　　Franklin Estimator 5.01让报价表的制作变的既快又容易。用户打开工作界面，首先设置三个预想的数量，然后选择成品尺寸，纸张克重，油墨类型以及其他一些通过下拉菜单选择的项目或输入一些定制的、非常规尺寸。软件能计算单张纸双面印刷的油墨成本。Stock Filter选项能缩小正确材料的范围，简化工艺过程。Estimates则适合不同数量产品的报价。

　　Franklin报价系统公司是一家专门研究印刷工价的公司，始建于1917年，现在已经研发出Estimator 5.01，是一个综合性的报价系统。该系统基于工业标准工价，而且用户可自行定义。工价可根据不同的工单和当地的经济利润进行修改。

　　Franklin的MIS系统有基础版和高级版可供选择。基础版本允许用户同时运行多个报价窗口，包括客户历史面板；能设置多个印刷工价体系；可为传真、电子邮件或硬拷贝生产文本内容和文件；能处理用户定义的纸张涨价；制作详细的价格报表。

　　高级版本增添了另外一些功能，包括把报价转换成工单；与Franklin报价的数据管理系统相连；导入客户文件的功能，跟踪作业进程，导出数据到普通的财务报表文件的功能，如Peachtree和QuickBooks。高级版本还能提供许多详细的报表，包括发货、报价、油墨、数据信息、印刷和库存分析等等。目前有多达1200个顾客使用Franklin报价管理系统。一个更快更具市场潜力的数据管理软件已经到达贝塔测试阶段。

　　在贝塔测试阶段，软件开发小组专门为印刷中心和数字印刷厂开发了一个报价软件。该软件为宽幅面印刷机、复印机等提供了许多报价选项。该软件也具有远程报价功能，公司将在2004年末公布。

　　自动提示，大幅面模式

　　AACRO计算机系统公司的Print Shop Manager软件是专门为快速印刷和小中型商业印刷公司研发的印刷企业管理软件。AACRO从事报价软件的开发有20年的历史，于2000年开始面向印刷行业。由于印刷厂对报价的要求非常严格，因此其开发出来的系统简易经济。一个作业定单从询价开始，再转换成工单/作业传票，然后变成发货单，还带有一个为远程记帐提供的可选性与QuickBooks的连接。

　　Print Shop Manager软件包括内置的提示警告和销售反馈，并通过CSR进入作业数据。当进行报价时系统提供支付记录，提示用户是否客户有拖延的付款记录或者其他的商业问题。

　　AACRO中可选择的宽幅面模板指南指导用户进行对招贴、标示、文件和另外一些作业进行报价。用户能在屏幕上详细地输入每一印版上印多少图像、印刷的数量、使用哪台印刷机和印刷的分辨率。价格可根据印刷面积、印刷色数、油墨覆盖率等其他标准综合给出。同样印前和印后工序的报价也会加入计算过程。

　　生产计划

　　PowerQuote公司的V10报价和经营管理软件在2003年发布，据说是第一个专门为Mac OS X研发的软件。同年，该公司又发布了MIS的V10.15版本。PowerQuote起家于印刷企业，于1998年将目光投向MIS系统的开发。今天，范围在1到20名员工的印刷公司都可以使用PowerQuote系统。

　　PowerQuote的MIS系统帮助客户在生产管理过程中利用Job SAVe系统获得效益。报价完成后，在生产中要进行多次检查来防止工艺转换带来的数据错误。当错误提示出现在电脑上，用户能通过一个全面的控制窗口检查印张和估计每个部分生产的时间。信息能以书面的形式返回给客户，客户以此判断提示是否正确。

　　然后这些报价将转化成一个工程单，包括很多生产过程的细节。数据再次被检测器审查，它能检测出数据是否在正确的范围内。一些不常见的错误或者缺少的信息将被提示。在输入每一个页面数据之前，都要用户最后确认一些之前的数据以免出现意外错误。

　　数据信息然后自动变成各种表格不允许数据重新输入。最后的总结计算将细分到每个操作的印张上。印刷定单，书面报价，工程单等表格将提供另外一轮精确的审查，降低印刷中出现油墨，纸张，测量等失误的几率。

　　而且，PowerQuote包括生产安排报告，提供的信息将帮助管理人员节省清洗、停机和开机的时间。例如用相同的油墨印刷或采用相似纸张印刷的作业被顺序安排，以便提高生产效率。

　　PowerQuote公布了MIS的Lite版本，它能升级为标准系统包括生产计划、开发票、应收票据和网络功能。

[时间：2004-11-15  作者：雷蕾  来源：Bisenet]