印刷企业应收账款的管理和追讨

  谈起应收账款,相信大部分印刷厂都会苦不堪言,甚至还有一部分印刷企业由于应收账款的积压已无法正常运转;谈起追讨欠款,相信很多业务员都会摇头叹息,满脸无奈,其中的辛酸苦辣真是一言难尽。

  那么为什么会有这么多应收账款呢?原因是多方面的。就市场而言,主要是因为印刷市场不景气、同行竞争激烈,供大于求、印刷市场向买方市场转移,主动权由发活人掌握;就客户本身而言,有其经营管理水平、实际经营状况、实际还债能力以及他本身诚信程度、道德水平等因素;就印厂本身而言,则主要是由于以下几个原因:

  1.业务员急于接单。为了尽快启动市场,大部分印厂都会向营业部下达抢占营业据点的命令,尤其对于一些时效性较强的印刷,例如期刊,不少印厂规定在某一时期印件必须达到百分之几,这种急于求成的心态最终会使接单率产生“水分”,因此业务员往往无可奈何为无信客户开绿灯。

  2.业务员营业任务重、压力大。绝大多数印厂确定了业务人员每年必须完成的接单任务,有的企业还划分了等级,不同的等级规定了不同的提成比例。业务员不仅为自己的利益而战,多寻找一个客户,就为营业目标的实现多增加一线希望,哪怕不良客户会带来应收款的风险也只好豁出去了。

  3.业务员把关不严。有些业务员也深知其中的麻烦,但经不起客户的软磨硬缠,糖衣炮弹,最后放弃了自己的信念和原则,为自己收款埋下隐患。

  应收账款的积压带来的苦果不必多言,面对这一难题,业务员该怎样面对,怎样才能将欠款降低至最低限度,方法是:一个“中心”、两个“基本点”、三条措施。

  一个“中心”:坚定不移奉行现款现货的原则,一手交钱一手交货,款到承印,任你嘴皮磨破,任你私交再深,咬定青山不放松。当然,现款现货说起来容易,做起来难,说这话是要有点底气和资本的。在当今印刷市场处于买方市场的条件下,说起话来掷地有声的并不多,更多的印厂做不到这一点,坚持原则可能就要失去市场。但是有一点须切记,在某些时候,尤其是与新客户打交道的时候,一定要现款现货,即使暂时影响市场开拓,也在所不惜。

  两个“基本点”:由于种种原因,在实际操作中要做到现款现货仍然很难,在当今印刷市场普遍实行“交货后结账”的规则下,光有坚持原则的决心是不够的,光喊坚持原则的口号更多的只是让人笑话,还必须在实战中创造条件。

  1. 打造知名品牌,印刷企业在精心打造精品印刷的同时,综合运用各种营销传播武器,让客户对印厂产生好感,直到偏爱,并培养客户的品牌忠诚,让越来越多的客户前来看看,让印厂的印刷成为畅销的强势品牌,这是解决货款回收问题的根本之法,也是掌握市场主动权的前提。

  2. 给中间商的利益放在明处。其实许多中间商并不在乎现款现货本身,他们关心的是隐藏在这背后的利益,印厂的印刷质量稳定。印刷周期快,印厂给出的价格或折扣与竞争对手相比具有优势,有胆识的中间商为了获取超额利益,就愿意去承担现款投资风险。

  3. 所以,与其让中间商挖空心思去图小利益,不如把小利益摆出来,让中间商去赚取“阳光下的利润”,印厂也可事前控制现款现货的利益让利,不必为日后的讨账而烦心。

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  三条措施:

  1. 实施客户诚信调查。确定客户的信用限度,超过限度就不再营业给对方,这样,货款的回收就不至于拖延太久,倒债的损失也可控制在一定限度内。特别是要经常性地检查客户经营情况,通过蛛丝马迹,及时察觉客户的异动,如延迟约定的付款期限,印量突然增大或减少,营业情形突然恶化等。搜集到这些信息后,就要及时采取有效措施,防止客户破产或转向。

  2. 建立客户管理卡。通过各种渠道详细掌握客户的个性兴趣、为人、优点、缺点、经历及家庭情况,以确定对方是否可以信任,并构思出驾驭策略。与对方达成协议时,要清楚表明付款条件,如付款期限、付款方式。一诺千金,答应中间商的事一定要办到,超过自己力所能及的事不要轻易承诺,否则,一旦失言,中间商将不再信任你。变强制性推销为顾问式推销,站在对方角度把利益亮出来,让对方自己去作决定。

  3. 建立完善的回收款保障制度。在营业管理中,要制定切实有效的回收款制度,对营业人员,为加强其回收款的动力和压力可规定每月回款比率和最长欠款期限,业绩考核、晋职评优都应把货款回收作为重点指标;对主管人员也应有相应连带责任和奖励制度;对客户,要让他们出具有法律效力的欠款收据;对财务部,应让他们负起督促和追踪责任。

  智者千虑,必有一失。尽管小心谨慎地对待每次营销业务,还是免不了讨账的烦恼。讨账有时候就像是印厂与客户之间的博奕,双方各施绝技,斗智斗勇。有的客户总是制造各种假象,找到万般理由,想方设法拖延付款时间。因此,机智地识别欠款借口,灵活制定应对策略,这对追讨欠款非常关键。

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  客户常用的几大借口:

  1.“质量不好,因此拒付”

  对方以这个为借口时,千万注意不要听之任之,要刨根问底,立刻要求对方打印质量问题清单,并立即传真或发电子邮件过来,仔细核对, 立即前往。如果属实,那自身就确实需要调整和反省;如果不符,那就理直气壮要求对方在期限内付款,千万别嫌麻烦,否则损失的将是印厂。

  2.“我们对发票有争议”

  没有哪一家印刷厂从不出错,对方单位户名、账号、税号等老是更换,印厂出现差错在所难免。如果你的客户是对的,应当立即更正发票,附上一份道歉书并重新约定付款时间。然而更多的时候,负责人很可能是利用发票来拖延时间,这是因为,如果欠债人真正想按时付款,他很可能主动打电话表示收到发票,并提醒你注意发票中的错误。

  3.“我们一个月后将收到一张大额发票,届时就可以偿付你的全部款项”
不要相信这个借口。这些欠债人要求你安心等待一个月,到那时候他们再来处理这件事。如果你同意了,只不过是多给他们一个月时间编造另一个借口,解释为什么仍不能付清账单。

  4.“我在等候批准”

  客户的单位越小,这越可能是一个借口但也越容易迅速解决。必须不厌其烦弄清楚需要谁批准这份账单,为什么仍未批准,是否此人正在出差;如果此人在出差,那么是何时离开的,如果是昨天刚离开,而你的账单已经拖了两个月,就需要了解他离开之前为什么没有批准付账,到底是什么原因造成拖欠,是否发票有问题,有没有其他人能够批准偿付这份账单等等。如果不问清楚这些问题,今后每次打电话催款,都可能遇到相同的借口。

  5.“我们遇到了严重的现金周转问题”

  业务员必须找出该单位出现现金周转问题的确切原因,它的商业运作是否具有周期性?如果是这样,现金周转问题是否意味着公司将在一年的哪段时间里关闭,如果对方没有足够的资金全部付清欠你的款项,那么则必须要求偿还部分款项,业务员可以制定一个还款计划,同对方约定何时能够付清余额,偿还每一笔欠款又在什么时候。

  6.“你要款的时候不对”

  经常有这样的场景:印厂在一季度向客户要钱时,对方回答刚过完年,手头没钱;二季度要钱时,对方回复现在是营业淡季,现金不足;三季度要钱时,对方推辞学生刚开学,教材款没到位;四季度要钱时,对方则回答“我们和几十家印刷厂都有业务往来,现在你们都要来,怎么应付嘛!”照他的逻辑,他永远有理由,永远没有付钱的时候,所以,千万不要相信他的谎言,该怎么做时,还得怎么做。

  总而言之,解决应收账款,印刷质量是基础,管理制度是关键,细心谨慎很重要,策略技巧要掌握。

[时间:2010-11-01  作者:谢施欣  来源:必胜网]

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