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　　大多数MIS（信息管理系统）的运用都可以使企业预算实现自动化，但是每一家公司需要选择一个适合自己业务的MIS（信息管理系统）系统。

称这种系统为MIS，是不是不太准确？起初的信息管理系统是作为一个信息收集的工具出现，将这些信息反馈给公司领导层，从而有助于领导者在公司发展上做出决策。

现在的信息管理系统已经进一步发展到如果一个印刷厂没有一套信息管理系统就很难正常运转业务的地步。也许，称之为“业务分析系统”更为准确些。

高效化和自动化

然而，MIS（信息管理系统）还在进一步发展。高效化和自动化程序能够节省时间，进而也就意味着能够节约成本。MIS系统的运用能够使某些特定工作自动完成，完全不需要人力介入。目前有一种客户可以登陆到因特网界面上咨询报价的发展趋势。这个咨询请求被送到MIS系统，由预算员处理或是由计算机自动处理，最后将报价送回到互联网，通过电子邮件通知客户。

使用Optichrome Computer Systems公司的Optimus 2020系统，要咨询报价的客户登陆到因特网界面后会得到一份需要填写的表格。随后客户提交的这份表格将会重新连接到Optimus系统，提交给系统准备报价。

OCSL公司咨询顾问Bill Liddell先生说：“客户需要报价可以直接反馈回来，而不是人工手动定价。于是Optimus系统选择出最经济的工作方式。预算员然后核查是否对基本报价幅度满意，之后得出报价。Optimus系统将报价返回到网页上，并通过电子邮件告知用户。 ”

他说：“有些公司每天大约要接收200个咨询报价信息。我们将实现报价咨询过程自动化。这个过程将不再需要人力手工操作。客户将信息提交给Optimus系统后，由Optimus系统生成报价并反馈回来。这时相信该系统提供的报价信息都是正确的。但是，总会出现一些需要人力介入的复杂问题。”

Shuttleworth公司的市场部经理Scott Marienthal先生对于自动化操作较为怀疑。他说：“虽然使用Shuttleworth公司的RFQ（request for quote，报价咨询）系统进行自动报价在技术上是可行的，但我们的用户已经告诉我们，自动报价并不是一个十分准确的、能令他们满意的业务管理方式。使用自动化报价系统，你将无法向客户展示专业技能，也无法避免效率低下的工作方法。自动化RFQ系统假定对客户方有所了解，否则就要为产生误解进行经济补贴。在一个盈利空间有极大压力的行业中，有谁能接受这种多余的成本因素呢？

“在几个应用领域，尤其印刷管理方面，RFQ系统的应用带来某些益处，但是，人员的相互协调合作是区别不同印刷企业的真正要素，这一点极为重要。也就是说，某些大的印刷客户需要一个能很方便的得到他们自己报价的方式，而且这些印刷客户不会满意于有限的产品选者和很少几个变量。”

为了满足这种要求，Shuttleworth公司开发出了报价组件的概念，每个组件就像一个个建筑块一样工作。客户通过挑选组件得到一个准确的报价，同时确定了一份详细的生产订单。

专家的介入

海德堡英国公司的印前市场部经理Lance O’Connell先生同意这一观点：“在很多情况下，印刷企业总需要一些专家的介入。生产印刷成品通常是一个相当复杂的过程，获得同一成品通常有几种途径。选择成本效益最高的方案通常是面临的最大挑战。当然也有一些简单的重复性工作，例如只需要简单更换名字的名片，报价和下定单就可以在网上自动操作完成。”

Tharstern公司的销售主管Abdul Kassas先生坚决支持人力介入。他说：“Tharstern公司的RFQ系统依赖于人员相互协作，而且确实如此。我们认为，在没有人参与的情况下来回报价是不可靠的，这不仅仅是因为要与客户建立联系，而且，印刷企业给出的报价数量是很重要的因素，一旦有了人力的参与和协商，贸易达成而不是被丢掉的可能性就更大了。”

维持稳定的利润

Printcafe公司的Sharon Hodgson女士认为，自动报价是一个切实可行的方案。她说：“许多印刷商已经合约操作中考虑到这一点。如果你有网络解决方案的标准产品，该方案也是有用的。事实上，由于经过预算并避免了估计上出现错误，可以保持稳定的利润。Printcafe公司的Logic Quick Quote就是采用这种工作方式。它已经预先确定了标准产品的价格。但如果有特殊的印刷要求时，就会有问题了，通常需要人为参与来解决。”

Prism欧洲公司总经理David Dunbavand先生说：“作为标准，我们希望向人们展示使用模型或模板报价时效率的提高，尽管我们也发现许多客户为了减少预算时间，提高生产量而复制这些报价。”

Dunbavand先生介绍说：“我们已经开发出‘风格页面’，意味着用户能够自己定义入口界面，而不一定要符合标准框架。这种界面会随着用户的不同、公司工作任务类型的不同，以及按客户需要的不同而作相应改变。例如，一个四色、八页小册子的风格页面就是为那些生产这种类型产品的印刷商准备的。当需要做预算时，一些诸如纸张类型和印刷数量之类的特定变量就可以随之考虑进去。”

Imprint Business Systems公司的销售和市场部经理Terry Daly先生认为：全自动的RFQ系统很难被所有涉足于印刷和纸制品加工的印刷商实现。他说：“鉴于印刷和纸制品加工过程中的复杂特性，要求客户对相当多的各种相关问题（做预算或报价时所采用的精确参数规格）都做出回答是不现实的。”

Daly先生认为，但是在线预算系统仍然存在着不能自动计算出预算成本的问题。许多系统都在报价上出问题。他说：“Imprint公司的‘smart’业务接收系统经过很长的探索过程来克服这个潜在缺点。它利用一个运算法则，包含潜在成交量、附加价值和资产风险评估、客户得到的历史标价、产品范围和机器利用状况等等，来指引做出一个建议性的定价。理想的状态是，这个建议性的提价可能会自动以电子邮件的形式发给销售经理，在反给客户最终价格之前得到最终批准。这个额外的特性可能还是要依赖于一系列标准。”

事物的两面性

自动预算是为了追求速度而舍弃报价精度吗？看起来似乎大多数预算还是需要某些形式的核对。答案是，自动预算追求的既不是单一的速度，也不是单一效率，而是两者的综合。

正如Marienthal先生所说的：“速度和效率是事物的两个方面。许多印刷商已经为了追求速度而舍弃了效率，而另外一些人仍然在实行一些毫无必要的程序，为了追求过时版本的效率。诀窍在于要平衡这两个方面并且提供有效的控制，这也许是更高端MIS系统的主要功能。”

 

[时间：2003-12-16  作者：张忠俊  来源：Bisenet]