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随着制造商逐渐面临提高成本、缩减员工和时间压力增加的问题，外部采购也许是满足他们需求的解决方法。

　　商业上的时髦词语曾经是“vertical integration（垂直统一管理）”，在一家单一公司内部进行所有的主要操作。但目前，随着竞争和缩减成本的压力不断增加，公司已经改变成相反的趋势。现在的时髦词语变成了“outsourcing（外部采购）”，与外部供应商合作接受业务，以实现那些原来在一家公司内部完成的各种功能性。

“事态在不断的发展变化，”位于普利茅斯的Novel Biomedical 公司总裁Jonathan Kagan先生说。该公司是Colorado MedTech集团公司的一次性医疗设备分部。“各公司已经意识到，由于公司规模的减小，他们已经无法为所有客户提供全程服务。”

外部采购服务

考虑外部采购服务的制造商可以有很多选择方案。从概念和可行性研究，到制造、库存和经销、市场营销、甚至售后服务，各项功能都可以外部采购。外部公司甚至还可以帮助协调解决问题和专利品应用。合约服务供应商很可能被要求参与某项工程的一部分或者全部，构建某个设备或者其部件。某些供应商专门提供特殊功能服务；而其他则提供从概念开发到印后成品向客户分销系统的运送等服务。

有很多因素推动企业向外部采购发展。对于有些公司来说，时间是非常重要的问题。“通过利用外部设计、工程和资源，我们可以对市场中的机会快速做出反应。”Imagyn Medical公司负责新技术和业务开发的首席副总裁Guy Lowery先生说。此外，许多较大型采购集团都希望与尽可能少的销售方做生意。设备公司可以通过提供广泛的一系列产品获得竞争力的优势，甚至包括通过外部采购提供的产品。

外部采购还可以帮助刚成立的小型公司节省费用。这些公司通常不希望过早采用许多昂贵的专业技术，特别是那些对公司长期成功可能不是十分重要的技术领域。因此这种公司对最初项目的原型和早期制造加工实行外部采购，避免了要安装一套制造工具的需求。随着公司规模的不断扩大，公司再权衡自己内部做和外部采购的利益和费用，决定下一步的发展方向。

外部采购的原因

是什么原因促使一家制造厂商选择外部采购的呢？

公司缺乏处理某个项目工程资源的时候。如果一个业务不能节省员工时间，或者缺乏该领域的特定经验，外部采购是一个很好的解决方案。“我们与一家客户签约包月服务，但我们可能提供具备五套不同特殊技能的五家不同公司。”Kagan先生说，“这样客户就不用与五家客户签约了，节省了客户的资金。”某些公司可能不想在物理空间或设备上进行投资，特别是对于那些还未经过证实的产品。外部采购，特别是在一个项目开始时就实行外部采购，可以为公司提供在长期资金投入之前测试产品的功能。

某项功能并不是公司的核心能力的时候。外部采购允许一家公司将资源集中在主要业务线。这主要由公司的业务发展方向来决定。如果一家包装印刷公司希望新投资进入包装材料领域，开始阶段是无法在企业内部承受昂贵的资金投入的。

一个产品必须快速开发出来的时候。雇佣员工并建立一个操作平台需要很多时间——外部采购是产品开发过程的较快速结果。

某个项目是短期项目的时候。对于一项时效性很强的项目，公司投资雇佣员工和装配设备是毫无意义的。将该项目外包出去，一旦项目结束，资金投入也就结束了。

公司想要开发一个全新业务的时候。外部采购服务的最佳时机之一就是在进行试验的时候。如果试验失败，不会出现配备员工过多的问题。

虽然每种情况都必须根据企业自身的优势来衡量，但如果某项功能是公司的核心功能、员工和设备都具备、时间也不成问题，外部采购也许并不是一个好主意。

确保获得成功的外部采购关系

在开始研究一份外部采购协议之前，确保强调了以下几点注意事项：

l         机密性。合作双方需要保持履行的机密性义务必须明确确定。

l         项目的明确定义。用特定的专业术语来定义项目是非常重要的。“许多大型或者小型公司并没有明确定义出他们到底需要什么产品或服务。一份明确定义的合作说明将有助于保证客户可以按时获得想要的产品，而且在预算范围内。”RELA公司总裁Philipp先生认为。如果有一份产品说明或需求文档，在签署协议之前将其提供给合作企业。采用何种材料、此次合作是否仅适用于产品开发或生产、是否负责销售和市场以及分销安排……，这些问题都应该事先考虑确定。

l         确定知识产权。知识产权和所有权应该在合同中明确定义。谁负责制图和产品设计？产权包括加工生产的工艺过程么？

l         合作工作关系。两家公司都应该明确理解双方的合作工作关系。灵活还是严格？正式还是随意？没有正确的答案——双方关系的自然性要依靠双方的操作情况以及与不同工作风格配合的舒适程度来确定。

l         进度时间表。合作双方应该确切知道应该递送哪些合作材料，以及应该在什么时候提供这些材料。

l         项目组工作人员的背景。在考虑一家合作企业的提议时，制造商应该要求合作企业提供一份将参加此项目的工作人员列表，以及这些人员具备的工作经验和专业技术信息。

l         信息交流。合约应该确定信息交流的流程以及谁对项目的每个部分负责。双方都由一名项目经理还负责合约的中心问题么？至少要在合约中对项目周期中每段时间完成的最小进度进行量化，履行合约的频率是多少？通过项目中的哪些数据信息来衡量？

l         付款方式和期限。合同中应该确定付款方式和期限。是月结？还是提前付一部分定金？整个项目的总体费用是多少？该项目进行过程中由哪个部门负责评估？合同的有效期限为多久？对于合同的补充协议和终止有哪些规定？制造商应该和一名律师或代理人共同起草出一份正式的安排协议，包含所有与其可能出现的情况。

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合同的发展进程

由于公司和作业性质的不同，建立外部采购关系的正式协议合同有很多种。详细的合作合同需要花费很长时间谈判协商，但时间上的限制往往是推动企业做出外部采购决定的首要因素。服务供应商通常准备好一份建议或带有相关信息的信函，然后客户提供一份购买订单。所有的相关信息都应该在协议开始执行之前确定好，保证合同双方对产品、时间和期望价格等方面达成一致。

虽然大多数外部采购合同都仅仅采取付费雇佣的形式，已确定的供应商很可能会考虑另外一种协议安排，例如接受更低的酬金，从而签订长期的委托加工协议，或者产品设计上的享有部分权利，或者未来利润的百分比提层等等。在其他外部采购因素都相同的情况下，协议的种类往往根据项目以及参与双方的不同而不同。

知识产权方面的问题通常非常简单明了。一个客户雇佣外部供应商来设计或制造生产某一产品，该产品的所有权利，包括相关图画和文件，通常都归属于客户。

不论契约协议如何规定，对外部采购协议中包含的每个公司来说，有两个问题对项目的成功极为重要：机密性和信息交流。机密性是一个长久的问题，一份好的机密性协议即可以保护客户也可以保护供应商。

大多数公司都使用标准的共同机密性协议，不仅包括技术信息和图画资料，还包括产品描述和特定参数说明。这种协议通常还包括在产品开发过程中可能出现的发明和新工艺过程。

虽然频繁的定期交流非常重要，但也不能过高评价交流的价值。客户和供应商的交流可以通过双方各确定一名专门负责的联系人来实现，通常是项目经理，负责与企业内其他相关工作人员进行沟通。一旦问题发生，客户方需要有人员了解目前项目的进展状况，从而保证客户能确定，合约对方并不是想提高价格，而正在努力解决问题。

公司及其合约服务供应商之间的日常联系是很常见的，往往通过电话沟通。少数也通过电子邮件来获得项目的进展和问题信息。面对面开会交流的机会就更少了，经常是几个星期甚至几个月才有一次。

结论

一种外部采购关系就好像某种婚姻。就像企业联盟，它的成功主要依靠包含成员的可靠性。联盟很明智地尽可能事先分配清楚商务协议的各个方面，而日常的信息共享和问题解决等方面就要基于信任了。对项目的明确交流以及与项目方之间的关系发展最终将带来成功的项目成果和未来项目。

[时间：2003-09-15  作者：Bisenet  来源：Bisenet]