数据出版的发展将会突飞猛进


  记忆所及,从六、七十年代出现文字处理终端机(Word Processor,可能读者还不一定知道有这种产品。在有个人电脑之前,一种(智能)打字机,亦可想象为一具只能作文字处理的电脑)的时候,就已经具备一项称为Mail Merge的功能,当用户需要印刷大批内容相同,只有小量资料改变的信件,例如收件人的名字、所属机构及个人资料需要每封都不同时,用户就可以用一些特殊的符号来代替这些资料,如###NAME来代表收件人的名字,再将大量收件人名字列在另一个档案内,然后利用Mail Merge功能,处理器就会根据列表内的名字,取代那特别符号,生成完整的信件并打印,就可以很快速地印制大量信件了。

  这或许算是最早期的数据出版(Database Publishing),当时或许仍得倚靠文本档案,没有用上复杂的数据库系统,但从实际应用方式来衡量,这倒是个非常有效的数据出版应用。然而经过了二、三十年,虽然电脑、文书和图像处理、数据库、资讯技术等都已经大跃进了,倒反数据出版就似乎停滞不前,缺乏创新和突破性的应用,到今时今日都没有发展成为普及化产品。

  当然这不是说数据出版没有什么大发展,相反,不少数据出版系统已经非常成熟,数据出版似乎变成大型专用出版系统的代名词,只有非常复杂和处理大量数据的应用系统,才会使用。从早期的分类广告系统,到制作产品目录、电话簿和报刊采编(特别是写经及财经版)等等,都已经开始利用数据库来储存要印刷的资讯,再按照个别需要从数据库调用资料,经由特定的程式来编排及自动生成版面。

  数据出版的原理很简单,首先将需要出版的内容输入电脑,并且利用数据库储存内容,然后按预先设计的样式编排版面。数据出版应用范围很广泛,总括而言,只要能符合下面三个条件,就能够有效地发挥其优点;

  (一)有关行业的电脑化程度高,要印刷出版的资讯已经利用电脑储存,甚至有适当的分类,要利用数据库处理和出版就更方便。例如产品分销往往要印制大量产品目录,由于不少宣传数据已经储存在数据库内,只需要将两者连接,就可以提高运作效率。

  (二)需要处理的资讯量非常庞大,要倚靠高度自动化来提高工作效率,甚至以数据为主,或按数据来筛选出版内容。

  (三)此外,如果需要不时更新数据和改变分类和编排方法,然后反覆印制同样或同类内容就更适合采用数据出版了。

  报刊杂志的分类广告和黄页目录的制作就早已开始利用数据出版,虽然行业的电脑化程度不同,但由于分类广告的数量极高,又需要反覆印制,而且非常重视排序和分类方法,因此利用数据库来储存分类广告,并记录有关的出版条件,例如刊登日期、分类、广告大小和其他刊登条件,再按再版条件利用人工智能来编排,这不但可以减少手工拼版所需要的时间,更重要的是输入数据和制作,甚至财务部根据同一个数据库来计算,直接利用数据出版可以确保资料无误,从而减少许多部门间的考核工作,进一步提升工作效率。

  推而广之,数据出版在系统化和自动化的大趋势中会愈来愈重要,例如在欧美极为流行,擅于处理期刊(Journal)和手册(Manual)的排版软件FrameMaker,其操作原理就建基在数据出版之上,利用SGML有系统地储存出版内容,并且准确地处理和控制不同版本、不断更新和同不语言的内容资讯,不但可以提高效率,更重要的是避免手民之误,想想要是重要仪器的手册编排错误,可能会出现极严重的结果。

  此外,利用简单的数据库软件,例如FileMaker或Access等,配合简易编程语言(Script)来将排版程序自动化,可以直接印制财务报告、产品目录、直销邮件等。如果采用架构更灵活的排版软件,例如InDesign等,甚至可以将数据出版应用在名片和宣传单张的制作上。随著名各行各业的电脑化程度不断提高和互联网的普及,数据出版的应用层面会愈来愈广泛,发展速度也会突飞猛进。

[时间:2001-09-04  作者:霍永强  来源:印艺学会月刊2001-8]

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