踏入新世纪，面对急速变化的社会，经济转型，市场竞争日趋激烈，科技瞬息万变，同业需要迅速回应客户需求，提高生产力，善用资源来提升竞争力。印刷业务一般均面对交货期短，材料种类、生产加工项目繁多等问题，在生产制程中容易造成混乱，交货延误码等错失，应用电脑系统辅助管理，可将这些混乱减少，加强工作效率。



　　一直以来，印刷及有关行业都有应用资讯科技的技术，现今互联网的技术越来越发达，互联网商业活动将会越发蓬勃已是不争的事实，但本地印刷同业却似乎未能适应此种改变，应用电邮的同业不多，有网页的就更少了，更不用说应用互联网科技去进行电脑化交易。归根究底，其实是本地印刷行业还未意识到互联网对未来商业社会的重要性已而。



　　就以互联网首先兴起的美国来说吧，早已有很多个商业对商业（B2B）的印刷网站出现。当地的印刷及有关行业亦早已熟悉应用互联网的技术。电邮已是最普遍的联络方式，反观本地业界，应用电邮作通讯联系的公司还不多。或许有人会认为本地与外国的情况不同，本地交通发达，通讯方便，电邮反而是不方便的通讯方法。不过，我们日常惯用的传真，大部份实可由电邮取代，节省纸张之余，还方便我们储存和翻查记录，实在是十分方便的应用。无奈本地业界仍未习惯应用此方便的技术。



　　除了互联网应用外，电脑系统其实可以帮助我们作内部的管理。应用电脑最方便的地方莫过于翻查资料，若我们还利用传统翻查"硬"文件的方法，无论如何也需要一定时间，翻来翻去（还希望一直以来都有系统地将文件分类储存），才可找到需要的文件。其实只要将所有文件全盘数码化，便可以节省这些不必要的翻查时间。运算速度越来越高的电脑可以在转眼间给您找到需要的资料，最重要的是现在电脑的价格已不像以往般高昂，大家都有能力购买。



　　事实上，在互联网商业模式影响下，印刷出版业将面对剧烈的竞争、利润降低、交件时间被迫缩短、色彩品质稳定需求增加，而且短印量的印刷工作将大幅增加，印刷业要适应这些改变，便需要更快速，更富弹性的洽商和生产管理方式，对翻查档案资料等工序需求更迫切。



　　以本地的工业来说，印刷业的电脑化程度无疑是比较低，主要原因是印刷行业的作业模式与一般装配性的工来如钟表业等不同，生产线的电脑化情况亦比较低，此外，工程的作业时间短而变化大，亦令印刷业的自动化情况较实际为低。我们不得不能应用全自动化生产线，但我们亦知道每一样印刷成品其实与艺术品无异，制作上的难度亦绝非自动化生产可以做到。正因为这个原因，印刷业便落在完全不应用电脑这个极端上。其实，电脑的应用不是要取代人的工作，而是辅助人的工具。我们不需要由电脑去控制印刷的色调，但可以由电脑记录安排印刷工程的次序，工程单的资料及工作的进度，透过互联网及连接全球各地区的网络，我们更可以将资料传送至身在不同地方的工作人员或顾客。



　　然而，一般中小型公司在阅读到以上资料时仍不免会感到困惑，诚然，即使增添了硬件，相应的软件可以在哪里找到呢？印刷行业复杂的作业流程，决不是一般的软件可以管理的，即使有再好的电脑程式员，编写出来再简单易用的软件，也未必可以切合印刷业的需要。在印刷流程的管理上，设计的人员更必需有印刷行业的经验才可以研制出合适的软件系统。印刷是一门十分专门的行业，而且印刷的产品每次也不同，我们要有一套富弹性的系统，由数据库记录所有工程和订单的资料，并在印刷流程中更新及记录这些资料，那么不但管理人员可以随时得到最新的生产进度，客户要查询或更改订单的数目时也可以轻松地透过电脑修改生产指令。若然生产过程已开始，也可以立时给客户一个答复，节省不少时间。此外，由于印刷的工作充满挑战性，每次也有新的难题出现，利用电脑数据库，配合印刷业的生产记录模式，将生产过程碰到的难题记下来，这些实贵的经验有助于我们提升生产质素，减少日后出错的机会。以往印刷业一直为经验主导的工业，因为生产的质素与参与生产工作者的经验有直接关系。电脑资料库不能完全取代人的经验，不过电脑可以有系统地帮助我们记录，让我们有更多时间进行其它更需要人类灵活脑筋去应该做的工作。要提高生产效益与弹性，以电脑辅助管理是最有效的办法。



　　除了系统的选择外，培养员工应用电脑的习惯亦十分重要。若员工对电脑应用感到抗拒，电脑系统的功能有多强劲也是徒然的。针对以上各因素，同业在推行电脑化过程中，可注意以下数据：



　　一、将最常用的工作电子化，如在车间增设电脑，由车长自行登记车头部，无需用纸登记后再交由写字楼重覆登记。工作安排亦由负责人在电脑排妥后，其余同事透赤电脑查阅，随时可调配工作，亦方便日后翻查记录。



　　二、一般企业在经营一段时间后，日常工作已有规范，在电脑化过程中，只将以往日常工作电子化，而非更改日常运作程序，增加额外工作，待日后电脑化上轨道后，有需要才修改工作程序。



　　三、部份同事可能未有使用电脑经验，需循序渐进，否则工作压力加大便弄巧反拙。初期可由有经验同事指导，饭后工余期间可使用厂内电脑上网，玩游戏等提高使用兴趣。



　　四、习惯使用电子邮件作讯息交流，电子邮件可同时将讯息传给多人，减少资料误传及流失，亦可随时翻查旧讯息。身在外地，亦可提供及查阅新讯息，不受地域时空限制。



　　五、如同时使用电脑及工作单容易造成混乱，应习惯所有的工程单均在电脑内更新及以电脑内的资料为准。



　　六、在电脑化的初期，须循序渐进，不要刹那间将日常的工作序改变及过份依赖于电脑或传统的方法上。此外，电脑内的资料须作备份及贮存于安全的地方，以防资料遗失。



　　印刷技术和机械不断更新改良，然而生产管理模式却十分传统，未能跟上。大部分同业只应用电脑有印前排版，会计报价系统等。部分较具规模同业会用电子试算表记录库存，安排车房生产，登记车头部等。然而电脑所能担当的角色岂止如此呢！在香港印刷业中，九成均属中小型企业，人手短缺成为一般同业面对的困难，普遍均身兼数职，若能善用电脑科技，定能运筹帷幄，决胜千里。所以，我们应推行印刷流程的管理电脑化，可以加强印刷过程的弹性与透明度，令公司各部门之间的工作联系增强，管理阶层亦可以利用电脑系统去监控整个生产过程，计划生产进度亦因而变得更有弹性。随着短版市场的扩展，应用电脑管理印刷生产可以在使应变的时候减少，对未来越来越大的个人化印刷市场有着实际的作用。

[时间：2001-06-18  作者：蔡德钿  来源：印刷会刊第25卷第2期]