编者按：“企业标杆管理”，如今已成为现代西方发达国家支持企业不断改进和获得竞争优势的最先进而具影响力的管理方式。对于印刷企业而言，学习标杆企业的管理经验，可以发现自己的不足，找到改进的方向，明确追赶的目标，进而改善企业的管理水平，提升企业的市场竞争力。 

　　雅昌，一个与印刷渊源深厚的企业。以学院派著称于业界的雅昌，在公司创始人万捷董事长的带领下，凭借其印品的过硬质量与服务水平，树立了其在高端印品市场难以撼动的强势地位。 

　　雅昌，一个似乎与印刷渐行渐远的企业。随着其在业务领域的不断发展，以及在经营模式上的不断创新，已经不能仅仅用知名印刷企业来定义。经过十多年的发展，它已经成长为一家深具文化竞争力与文化影响力的企业，并且已经站在艺术与文化产业链的尖端。 

　　不管是花开有意还是插柳无心，在成功实现了战略转轨的过程中，雅昌正是借力于现代信息技术，从而得以让传统印刷和文化艺术实现高效链接，利用一个虚拟网络平台实现了艺术文化产品价值链中研发、生产与销售有效互动与整合，开创了“传统印刷＋现代IT技术＋文化艺术”这一崭新的“雅昌模式”。 

　　EKP系统：协同办公提升执行力 

　　当我们来到雅昌的集团董事总裁潘剑平先生的办公室时，他的办公桌上非常干净，除了一台可移动办公的笔记本电脑，没有那些常能在老总办公室见到的堆积如山的等待批阅的各种文件。 

　　“这一切得益于公司近期开发的企业知识管理EKP系统，因为绝大部分文件的签署是通过EKP系统直接处理的。”潘总一边打开EKP系统的主页，一边向我们介绍。“开发这套系统最初的动机还是由于实际管理的需要。由于我们现在已有深圳、上海和北京等三大运营基地，作为一家跨区域经营的集团公司，这套系统很好地将集团总部、分部及部门不同的人员集成在一个和谐统一的工作环境中，从而使各大运营基地的员工感觉就像是在一栋办公楼里工作，既能让员工有更强的归属感，更能有效解决各运营基地因空间距离导致的信息孤岛问题。” 

　　这个由潘剑平总裁积极推动的“一把手工程”，获得了2007年度雅昌集团公司的管理创新奖。集团总部认为：现代企业办公系统已经不再是简单的文件、公文、行政事务处理的办公自动化（OA）系统，而是基于流程驱动的协同系统，在协同办公的基础引入知识管理基本思想，就可以在提高执行效率、降低办公整体成本的同时，规范办公事务处理流程，从而更好地提升执行力。 

　　接着，潘总向我们演示了EKP系统的各个模块。雅昌EKP系统主要包括以下几大内容。 

　　（1）审批流程管理：实现企业公文、请假、费用报销等各类流程的用户自定义，规范企业的流程审批，提高工作效率。 

　　（2）会议管理：主要提供组织级和部门级会议的管理功能。通过该模块，有关人员可写会议安排；通过短信系统或内部电子邮件系统进行会议通知；会议结束后，指定纪要录入人可填写会议纪要。 

　　（3）文档管理：实现文档分类管理与维护，支持各类文档(如规范制度、工作总结、经验案例、技术论文等)的获取、存储、搜索、学习、版本控制等，促进企业文档知识的沉淀、共享、学习、应用和创新。

　　（4）任务管理：实现企业一些临时性任务的分派与管理，让每一件“小事”能够有计划、有跟踪、有落实、有评价。 

　　（5）公文管理：通过内部网实现公文流转工作，由系统自动完成流转过程中的超期提示、催办、通知，以加快办理过程。 

 　　（6）文化管理：通过新闻、内部论坛、网卡调查、电子期刊、电子贺卡等功能帮助企业建立良好的文化氛围，提升企业的凝聚力。此外还有培训系统、考试系统、电子邮件系统和短信系统等。 

　　ERP系统：企业印刷管理的灵魂 

　　从运行的这几个月情况看，EKP系统已全面实现了其预期的功能，从而顺利完成对行政管理与知识管理的信息化。而对于集团公司生产平台的运营管理，雅昌则通过引进与开发ERP系统实现信息化。ERP是雅昌印刷业务管理的灵魂。系统融入了CRM、JIT、零库存、ISO9000、成本中心等先进的企管理理念。整个系统分为三条主线，即：以生产管理系统为核心的“生产信息流”、以库存管理系统为核心的“物资信息流”、以成本控制系统为核心的“资金信息流”。该ERP系统主要包括三大子系统。 

　　生产管理子系统 

　　生产管理子系统通过优化合理的生产计划，使企业资源得到最高效的运用。按照派工单指导生产部门进行生产。通过日报表，得到及时、准确的生产进度，同时获得计件工资、成本核算、工艺参数、品质状况等数据。 

　　库存管理子系统 

　　企业对内部所有物料、产成品的出入库进行实时监控和管理，保证了产品质量的稳定性，避免了材料过期与呆滞现象。该子系统提供了大量的统计分析功能，使管理层可以快速方便的得到库存信息，以支持管理决策。 

　　成本核算管理子系统 

　　成本管理是企业管理的核心，是企业能否控制成本，实现盈利的关键所在。借助成本管理子系统，一方面，可以在报价时对订单的成本构成（物料成本、加工成本、摊销成本）进行准确分解，准确把握盈亏线，按企业既定的利润指标进行报价；另一方面，能在实际生产运作过程中对每个施工单的各项实际成本、实际利润进行跟踪统计。 

　　ERP系统除了上述三大核心子系统以外，还包括报价、订单、采购、品质、设备及经理查询等子系统，各子系统既能独立运行，又能组成一个大系统协同运行，各子系统之间数据高度共享。 

　　【个案解析】雅昌艺术网：让印刷通向艺术殿堂 

　　在雅昌借助现代IT技术实现信息化过程中，最华彩的一笔莫过于创建雅昌艺术网。由于雅昌在早期承印高档印刷业务过程中积累了大量书画、文物、拍卖、摄影等艺术作品及相关数据资源，这些印刷后遗留的数据在传统印刷业中常常被当成“垃圾数据”删除掉，然而雅昌将这些数据保存起来，形成了一个“中国艺术品数据库”。 

　　中国艺术品数据库为艺术印刷、艺术网、艺术家个人数字资产管理、艺术品摄影、艺术图书策划、设计、出版、装帧，艺术品衍生产品的开发经营、艺术影像产品、艺术展览策划等多种艺术品业务，提供强有力的资源应用保障。

　　2000年9月，雅昌在“中国艺术品数据库”的基础上创办了国内最大的艺术品门户网站——雅昌艺术网。2005年，雅昌与方正开始合作进行这一数据库的深度开发，这项据称总投资达2000～3000万元的“中国艺术品数据库”工程，将艺术图片和文字按复制级、印刷级、浏览级收入库中。 

　　雅昌为每个艺术家建设个人作品数字档案馆，艺术家可随时随地上网查询自己作品的数字高图、市场信息以及保存情况。这些数据资料不仅可为艺术家建设个人网站、网上画廊，艺术家还可委托雅昌进行作品版权代理、画集策划代理、作品光盘制作等服务。 

　　“数据库中的资料可以用于传统印刷，也可以进行网上发布、数字印刷、CD-ROM制作、艺术品复制等等，实现信息的自由式出版。”说到这，潘总一贯平和的脸上露出了自豪的微笑，也略带着一分对公司美好未来的憧憬。“沿着这条业务链走下去，未来的路会越走越宽。雅昌将努力做好数字资产管理这一项增值拓展业务。目前雅昌艺术网管理着近4万名艺术家的最详尽图片数据，许多当代知名艺术家在雅昌建设了数字资产管理托管库、个人官方网站、在线数字美术馆和拍卖会防伪预报系统等。雅昌艺术家数字资产管理系统计划在2010年前，实现至少5000位知名艺术家资料的录入，成为中国最大、资料最全面的艺术家数字资产管理系统。” 

　　下一步雅昌将在目前状态下自然而然地拓展，雅昌将向市场强力推出雅昌艺品，限量复制艺术名作，并面向大众销售，打造面向普通消费者的雅昌品牌，以品牌塑造雅昌的核心竞争力。 

　　【深度调查】雅昌信息化建设进程 

　　信息化不仅帮助雅昌实现了管理决策的科学化、组织沟通的快速、高效化、业务活动协同化，同时也帮助雅昌获得了新的增值业务。那么雅昌集团企业信息化的进程是怎样的呢？我们就此访谈了雅昌集团的信息总监游卫东，他介绍了以下几个关键步骤。 

　　成立信息中心 

　　雅昌是目前国内印刷行业为数不多的具有信息技术主管部门的集团企业。集团设有总部信息中心、北京、上海和深圳信息分中心。信息技术主管（CIO）负责整个集团的信息化规划和建设，总部信息中心主管和各分中心项目经理负责信息系统的具体实施。 

　　信息系统整体规划 

　　雅昌信息化建设采用整体规划、分步实施、资源共享、数据整合、统一标准、需求主导、循环改进的原则。在充分分析、理解企业关键目标的基础上，雅昌高层和信息中心首先对雅昌的信息化建设进行了整体规划。　支持企业战略和决策，雅昌决策层在总体规划方案中，制订了企业资源计划、样书管理、企业知识管理、集团财务管理、数字资源管理、艺术网站、客户关系管理等重要信息化建设项目。上述信息化项目可以帮助企业实现资源的有效计划、协调、调度与控制；实现企业内部物流、资金流、信息流的有效集成；加强客户管理和客户沟通；实现企业内部各部门协同办公和知识管理，从而提升企业的整体竞争能力。 

　　选择软件供应商 

　　信息化建设项目确定后，信息中心根据目前主流技术，结合企业自身特点及发展需要，从软件平台技术、软件功能、软件价格、实施周期、软件升级、售后服务、客户反映等方面考察分析了深圳科网联、方正、联想、蓝凌、首信、金蝶和金和等多家软件供应商。最后选用了科网联印刷ERP(三层C/S结构)、蓝凌EKP（IBMDomino平台）、金蝶集团财务管理软件和北大方正电子有限公司研发的中国艺术品资源共享平台。平台选择Oracle数据库，结合HP虚拟服务器和动成长技术构建存储和应用平台，以J2EE为核心架构。 
   
　　规范内部业务和办公流程 

　　现行印刷企业业务流程的特点为面向过程、最终产品不定型、产品结构和工艺参数随定单要求而变化、工序繁多、工艺流程复杂多变，非增值环节多，信息传递缓慢，流程效率低下，难以及时捕获迅速变化的市场机会，致使整个企业效率与效益低下、竞争力弱，对市场形势与用户需求的变化反应迟钝，应变能力差。 

　　ERP、EKP等系统融入了现代管理理念和方法。它要求企业必须建立起面向客户的、规范、高效的业务流程和办公流程体系。为此，雅昌集团公司按照科网联印刷ERP和蓝凌EKP的要求对公司内部采购管理、订单管理、生产计划、物料出入库管理、文件签批、财务报销等业务和办公流程进行了有效规范、调整和改进，为ERP、EKP等系统的顺利实施提供了保证。 

　　信息系统实施 

　　信息化项目在实施过程中，会遇到各种各样的阻力，会出现这样那样的问题。为了保证信息化项目的顺利实施，雅昌经验可以总结为以下七点：1)正确处理好十种关系。一个企业的管理信息系统能否成功实施，关键是要踏踏实实地处理好十个“R”（Relationship），包括领导与员工、技术与业务、企业自身与供应厂商、远景与近期、数据与流程、准备与实施、整体与局部、技术与管理、软件与服务、产品与项目等十大关系； 

　　(2)建立严格、规范的项目管理体系：这是信息化项目按时、按质、按量完成的重要保障； 

　　(3)不遗余力地争取领导层支持； 

　　(4)搁置不确定性，保障实施进度； 

　　(5)高度重视系统实施人员及系统操作、使用人员的培训工作； 

　　(6)推进专员管理措施； 

　　(7)重视和建立公司制度保障。 

　　让信息系统发挥威力 

　　信息系统的建设成功并不意味着应用成功。许多企业信息系统建完以后，由于跟以前习惯了的操作流程不同，很多员工会抱怨，而出现抵制情绪。那么如何能保证信息系统的成功应用，发挥其信息系统的应有作用，雅昌有他们的一套成功经验。 

　　全员培训，分级指导：信息系统建好以后，对于系统如何使用，先进行必要的培训。培训中，不可以有相关员工不参加培训，尤其是对各级主管领导的培训更不能缺少。培训之后，在工作中，还得对各级人员进行必要的指导。 

　　发现问题、改进系统：信息化建设比较理想的模式是技术与管理互相促进，管理信息系统促进管理水平的提高，反过来管理水平的提高能够让企业的决策者下更大的决心、以更大的投入来做好管理信息化的工作，简单来说像一个DNA双螺旋模型结构、持续上升的结构。 

　　制度保障、激励员工：如果没有相应的制度保证，那么信息系统建好以后，会形同虚设。只有通过制订相关的规章制度，促使员工及时录入和处理信息、要求各级领导通过系统及时签批和处理文件。雅昌每年评选信息系统应用优秀员工，并给予奖励，固化了员工运用新的信息系统的行为。

[时间：2008-04-16  来源：中国新闻出版网 ]