编者按：文件管理系统最新的发展趋势和它所取得的进步已大大出乎了人们的意料，并表现出了取代纸张存储方式的可能性。

　　你也许在电视和很多杂志上都看到过高端壁橱系统的广告，这些壁橱都拥有配套的架子和抽屉，能将颜色相近的衣服和其他物品很好地归纳在一起。换句话说，这些产品能帮你对衣物进行合理的分类，从而让你在最短的时间内找到自己最喜欢的那件蓝色羊绒衫。文件管理系统的工作原理就与这种壁橱系统一样。

　　文件管理解决方案能有效地将一个公司的纸制和数字文件扫描成电子文件，对它们进行分类或排序，并把它们储存在一个中央数据库里。当用户有需要的时候，可以在任何地方和任何地点调用其中的数据。虽然不同的经销商和市场对这种系统有着不同的称呼——从文件管理系统（DM）到信息关系管理系统（IRM）再到企业内容管理系统（ECM）——但它已经成为了很多企业和垂直市场的核心元素，特别是在医疗保健、金融、法律和保险等事务性领域。

　　OIT （Optical Image Technology）公司的销售和专业服务副总裁Jim Thumma说：“仅仅是在五年以前，很多人都还不知道什么是文件管理。但是现在，不管你是否愿意，它都已经成为了你必须具备的一个管理系统。整个世界已经完成了向数字化技术的转变，你要想保持竞争力或维持最基本的生存，就必须找到一个能够管理信件、传真、电子邮件和影音文件等各种信息的方式。”

　　FileVision公司战略业务开发副总裁Laurie Shufeldt说：“文件管理解决方案不仅能把纸张文件转变成电子文件，而且能对所有类型的信息进行管理，这对于提高企业运营效率有着至关重要的作用。如果说文件管理解决方案在五年前还只是一个管理文件的系统，那么现在它已经成为了提高企业整体生产力的理想选择。”

　　回报

　　文件管理解决方案能以最快的速度和最简便的方式将文件交到你的员工和客户手中。无论是位于香港的生产车间，还是位于美国的销售总部，都能拿到同一份产品的发货单。你甚至可以从住在芝加哥的医生那里或费城的急诊室里获得一个病人重要的医疗数据和X光片。

　　施乐DocuShare业务单元的高级产品经理Colman Murphy指出：“最近的研究表明，企业大约要把自己10%到15%的营业收入花在与文件有关的成本上。这已经达到了它们在研发上所投入的资金的三倍。企业每年大约要生产出4.5万亿个硬拷贝页面，而知识型员工每天要把20%的工作时间花在寻找文件信息上，而且他们在一半的情况下是找不到自己所需要的信息的。所幸的是，文件技术和功能始终都在以惊人的发生着变化，而且这种变化将为企业带来更多的发展潜力。”

　　DocuWare公司总裁Greg Schloemer介绍说他们的文件管理系统在近日刚刚完成安装和试运行，并且收到了非常理想的使用效果，其中包括生产力和生产效率的提高，员工知识水平的提升、产品质量的加强以及客户服务的改进等。这一切都为企业带来了更高的经营利润。他说：“试想一下，如果你的员工能够迅速回答客户提出的问题，而不必再把电话回拨过去，那是多么美妙的一件事啊。员工只要拥有完整的信息，就能对客户的要求及时地做出反应，客户的满意度也将达到大幅度的提高。这样一来，他们不但会把更多的业务交给你们公司，而且还有可能把你推荐给他的同行。此外，员工对自己的工作也将感到非常满意。他们不会随意离开你的公司，你也不必花大价钱去重新聘请和培训员工。我相信，通过使用先进的文件管理系统，你最终能实现提高员工工作效率，让他们在特定时间内完成更多工作的目标。”

　　Thumma为我们指出了文件管理所具有的很多好处。他说：“文件管理能帮企业更快更有效地工作，找到自己所需要的东西，消除复制信息的麻烦以及为企业内外的人员提供及时准确的信息。”此外，文件管理系统不但能让企业减少耗材浪费，而且还能让员工把主要精力集中在有意义的事情上，而不必花大力气去填充和搜索信息。

　　Laserfiche公司的业务开发副总裁Dave Lakness提到了自己一个客户的例子。来自金融服务领域的Transamerica公司在美国的很多个地方都拥有分支机构和销售人员，因此，它也能更深切地体会文件管理技术所具有的好处。在Laserfiche文件管理系统的帮助下，Transamerica公司总部的工作人员可以看到全国各地的客户在当天填写的新帐号申请表。联网用户可以把自己的档案发送给Transamerica公司，而非联网客户可以在能够登陆该公司网站的时候再发送个人档案。

　　文件管理解决方案帮很多企业节约了资金，愉悦了客户并取得了快速的增长。Thumma说：“随着经济状况在很多行业里日益疲软，高效的文件管理系统已经使很多企业在增强服务的同时降低了成本、扩大了自己的客户群和信息量。有些公司甚至发现文件管理能够使他们站在收购其他企业的位置上，而不是被别人收购。”
[next]

　　必选技术

　　2002 年，美国国会通过了萨班斯－奥克斯利法案法案（Sarbanes-Oxley Act, 简称SOX 法案），该法案将提供可追踪和可审计的财务报告变成了企业的一项法律责任。而Gramm-Leach-Blilely法案则要求企业实施客户数据使用的问责制。这些保护客户隐私信息的法律法规的出台使文件管理变成了大多数企业必须选择的一项技术。

　　Thumma指出：“严格的政府和行业法规已经对客户需求产生了重大的影响，并促进了文件管理技术的发展。在经历了安然事件等一系列丑闻之后，遵守相应的法规已经不再是一种奢侈，而是一种必要的行为了。”

　　Lakness声称自动生成报告能够为企业节省大量的时间和资金。他说：“手工操作的成本非常昂贵，所以我们必须要采取措施提高企业的自动化水平。”

　　Shufeldt认为文件管理系统就像自己的得力助手一样重要，而且它还应该得到更广泛的应用。

　　Shufeldt说：“在当今的商业市场上，企业不应该只购买一个能帮他们保证数据安全的系统，而是　　应该引进一种能够改善整体经营和生产力的方法，并通过这个新的信息储存、管理和访问方法，使客户信息得到更全面的保护。”

　　Shufeldt补充说：“五年以前，文件管理系统还只是在财务等需要保持纪录的关键部门里使用，但是现在，它应该在企业的每一个部门里得到有效的应用。”

　　工作流程

　　在一个成功的应用中，工作流程应该与文件管理系统形成相辅相承的关系。Shufeldt说：“工作流程应该被整合到文件管理系统中，但实际上，一个工作流程解决方案与一个文件管理解决方案之间是没有任何区别的。它们应该组成一个完整的系统。当文件进入系统的时候，这个系统应该知道由谁来对这个文件进行处理，如何处理以及处理的时机。文件管理应该成为一个大的信息管理系统中的组成部分。”

　　Skywire软件公司的首席营销官Wendy Gibson说：“在理想情况下，文件管理系统应该与客户已有的工作流程相匹配，并提高这个工作流程的速度，而不是对其进行大规模的改造。很多客户的目标都是尽可能提高工作流程的自动化水平。他们不想为了软件改变自己原有的工作方式，而是希望软件能够主动来适应他们。”

　　Thumma说：“一个文件管理系统可以通过提供信息来改变工作流。如果你在文件管理系统的基础上再添加一个电子工作流程，就能使整个企业发生翻天覆地的变化。”

　　Lakness说：“我们为自己能够适应当前的工作流程而感到骄傲。”据了解，该公司服务的很多企业都是通过合并和收购建立起来的。新公司中的每一个组成单元都有多个遗留下来的系统，而Laserfiche的解决方案就能适应这些不同的系统。此外，该公司还开发出了一个工作流程自动化产品，能够有效提高工作流程的性能。

　　Treeno软件公司的首席执行官Jim Krzywicki说：“如果一个文件管理系统不能提供工作流程，那它就不会得到人们的重视。企业只要存在一天，信息和内容就要在公司里流动一天，所以，工作流程的能力是至关重要的。”

　　传播到全世界

　　数字文件和文件管理系统的应用在过去的五到十年里已经发生了翻天覆地的变化。

　　EMC公司的高级解决方案营销经理Toni Eddelman指出：“五年以前，文件管理系统让我们摆脱了纸张的束缚。现在，一切都发生了改变。企业只要一接到纸制文件，就会对它们进行扫描，并把它们输入管理系统中。”她认为，在事务性市场上，企业内容管理系统是增长速度最快的一种文件管理系统。

　　Interprise公司的总裁兼首席执行官Chris Rasmussen说：“随着各项法规的日益健全和客户要求的不断提高，企业对文件管理系统的需求也在稳步上涨。我们现在不仅要把工作流程中的各个程序整合在一起，而且还要把企业内外的所有相关人员都联系在一起。”

　　Lakness说：“我认为商业领域的最大变化就是很多企业的前台都被整合到了生产流程中。随着审计法变得越来越透明，公司也有了更多保存通讯记录的责任。这与上世纪就是年代的情况已经有了很大的不同，当时公司里的各个部门都独立运行的。”

　　为了更好地了解客户的真实需求，Laserfiche与很多行业组织都建立起了联系，其中包括执法机构、保险机构、政府部门、联邦代理机构和健康管理机构。让员工去参加当地的经验交流会有助于他们把先进的文件管理方式带入自己所在的企业。Lakness指出很多联邦代理机构不但对产品的生产和运输提出了不同的要求，而且还对很多专业术语使用了不同的词汇。为了解决这个问题，Laserfiche公司专门成立了一个服务于特定市场的小分队。这个小分队将常见的市场语言整合到了文件管理系统中。

　　一个美好的未来

　　文件管理和其他辅助性技术必将成为市场的主流，为来自不同行业和不同规模的企业用户带来好处。较低的投资成本是促使人们采用这种系统的主要原因之一。Shufeldt注意到，由于经济拮据，当初有很多企业只能使用自己开发的解决方案或已经过时的纸张驱动程序，而使用文件管理技术对他们来说几乎是一种奢望。

　　Thumma说：“对于将来，我希望能够看到更多的企业把文件管理、记录管理、电子取证、商业过程管理和工作流程软件等数字记录技术真正地融入到自己的工作流程中去，这不但能让他们具有更全面的数据处理能力，而且能让他们随时得到自己所需的信息。”

　　Krzywicki说：“最重要的是，员工们可以把自己的主要精力集中到更重要的能够创收的工作上来，并通过文件管理系统的使用为企业赢得更多的客户。”

[时间：2008-04-07  作者：必胜  来源：必胜网]