(Best Practices for Digital Archiving)

（五）存储媒体和格式的转换
　　在信息循环过程中，存储常被当作一个背动的阶段，但存储媒体和格式并不是一成不变的，一旦改变原先的信息可能就会永远丢失了。对于这一问题，大多数组织的作法是定期地进行媒体和格式的转换，一般以三年至五年为一个周期。但这种转换费用很昂贵，而且常常会面临数据丢失，质量下降这样一些问题。所以一旦要进行这种转换，做好检查工作至关重要。

　　在媒体和格式转换中，要求最准确的是数据中心的工作。Oak Ridge国家实验室的大气辐射跟踪中心计划每4到5年就进行一次技术更新，每一次更新时，数据将会运用新的技术保存，这一过程大概每次需要6至12个月。

（六）存储技术
　　存储要确保在存档过程不但要管理和保存好文件的内容，还要管理和保存好内容的结构形式。实现这一点就得充分考虑技术因素在内。

　　据这些项目的负责人估计，有关硬/软件的转换周期在2到10年，而一些新的数据库，文字处理器可能2到3年就更新一次，一些小的或级、版本变化就频繁了。虽然与此同时，技术供应商总会提供一些文件转换的途径，但事实上并不能解决硬/软件变化带来的根本问题。尤其是对一些运用了原软件中各种复杂功能的信息文件，很可能因此失去原文件中的许多特征。

　　鉴于硬/软件更新所带来各种麻烦，一般项目都选择使用主流技术，但这只能保证相对稳定性以及确保一些后续服务，解决不了根本问题，信息结构形式的丢答仍是一个令头痛的问题。

　　对此，在格式上，各个项目都运用了一些方式来保存结构形式信息。对于期刊文章，大多数项目使用TIFF、PDF或HTML文件，其中TIFF使用得最多，TIFF图像是用户所看到的实际格式，但是其中嵌套的参考信息并不是实际存在的超级链接。

　　在出版系统从专有格式转换到SGML格式多年以后，一些大型出版商使用的是HTML/SGML美国宇航协会使用的是非常完备的SGML格式，它们从各种不同的格式和产品转换而来。在储存时出版商实际会把SGML再转换成简单一些的HTML，另外在转换路径上还会提供PDF版本。对于纯电子文件，PDF是最合适的格式，它是PostScript文件格式的一个翻版，但是依赖于专有的编码技术。由于这种专有性就决定了使用PDF会对长期存储造成影响，也无法成分公共标准。

　　在文本环境下保存信息的结构形式就已经很困难了，而在多媒体环境下则更是难上加难。因为多媒体文件是多种硬、软件技术、内容的紧密结合。对此，调研对象中也有项目作出了尝试，一个是美国国防部的DITT项目，他们为此开发了管理多媒体文件的模形和软件，另一个是圣地亚哥的加利福利亚大学，他们开发的存档模形允许不同层次和类型的metadata，来针对各种不同数据类型的存储。

　　存储的另一个关键问题是存档版本该使用哪种格式，要把原始格式转换标准格式来存储。对这点，不同项目有不同的选择，AAS和ACS都是选择SGML标记的ASCII格式，因为这样的格式中立于各种媒体，用途广泛而且可以定期更新，更新成本也很少。

（七）存档访问
　　对于存档访问，上文提到的都是如何保持信息的长久性，访问的持续性。要确保数字化存档信息，一直能被访问，必须考虑到访问机制，权限管理，安全管理三方面。

　　由于数字化环境中的各种技术都处在变化中，用户访问显示的技术都在变化，今天还是通过网络访问，明天就不知换作了什么机制。所以要做的是随着访问技术的变化，不断向读者提供新的访问途径，当然与些同时，原来的访问途径应该可以继续使用。

　　在存档访问上的另一个麻烦在于如何管理好各种权利，存档文件具有什么权利？不同的用户群分别享有什么权利？信息作者还保留着什么权利？而访问机制又如何通过适当的metadata还正确管理好这些权利。这些问题体现到管理中来包括根据情况提供或限制访问权限，在信息的版权和安全标准改变访问权限标准。

　　安全和版本控制问题同样影响着数字化存档。在数字化环境下，信息和复制和篡改都太容易，以致于很多时候难以区分眼前的信息究竟是原始信息还是“偷来的信息”。针对这些问题，关键在于通过metadata管理好文件副本，并使用水印，数字化标记等防伪符。

一、结论
　　在科学领域，各种不同数字化存档都正实践或酝酿着，本文正是对其中一些极具代表性例子的考查，分别从信息循环的各个阶段，论述了数字化存档的有关事宜，其中的很多都是实践经验的归纳，或是一些实例操作中的有益尝试，如一些项目中的文件存储标准，信息采集原则等，是对其它存档工作的一个很好借鉴。同时在这些项目中暴露的一些问题，也是以后数字化存档工作中有待注意的。当然，随着技术的更新，数字化存档的方方面面还会有所变化，更多的经验会随之而来，希望本文和以上实例，能起到抛砖引玉的作用。

[时间：2001-04-23  作者：必胜网  来源：必胜网]