人们应该如何进行印刷文件/表格管理？一个印刷文件/表格管理程序一般含有哪些元素？下面就让我们来看一看。

　　文件/表格分析和设计

　　一个理想的文件/表格设计能通过创建一个基本的商业工具来提高生产效率，这个工具不但要能促进合作、简化数据的输入程序，而且还要能减少潜在误差，方便信息的使用，提升企业的形象。

　　文件/表格分析是一个十分重要的执行步骤，它能够保证：

　　生产力在活件准备、使用、购买和检索过程中的提高。
　　系统中文件/表格总数的最小化。
　　数据元素之间的关系必须要保持一致，并符合特定的标准。
　　整个系统和单个文件/表格的效力得到增强，从而保证了商业工具的正常沟通。

　　文件/表格分析与文件/表格设计

　　文件/表格分析解决了在什么时候、什么地方把什么内容添加到文件/表格中，为什么把这些内容添加进来以及如何使用这个文件/表格的问题。在设计过程中，我们要找到信息的最佳安排和表示方法，同时还要确定文件/表格的外观以及结构。在分析和设计阶段的扎实工作能够加快文件/表格的生产速度，帮我们实现减少书面工作，提高工作效率，大幅度削减企业支出的目标。

　　经过深入分析和精心设计的文件/表格能给我们带来很多好处。它们看起来非常精美，而且具有很强的吸引力。这类经过仔细分析和设计的文件/表格往往能为用户提供一个非常简单的数据入口，并能让人们方便地使用这些数据。此外，它还能降低人们在输入或检索信息时出现错误的几率，并进行自我检查。

　　全面考虑

　　向主办者发出文件/表格的生产申请，让他们说出文件/表格的基本信息和应用方向是一个不错的办法。这个申请不但能为我们提供文件/表格的基本信息，例如它的主办者是谁、设计者是谁、我们何时以及如何使用它等；而且还能为我们提供一个对文件/表格进行分析的平台，我们可以提出各种问题，其中包括这个文件/表格的目的是什么？提出问题并找到答案是我们进行文件/表格分析的一个重要步骤。

　　生产力分析专家Ben Graham博士通过一个小故事向我们说明了这个问题。1973年，正在委内瑞拉的一个工厂里工作的Ben Graham想要简化整个工作的生产流程。在对与工作流程有关的所有文件/表格进行了仔细的分析之后，他仍然没有找到一个理想的解决办法。虽然这些文件/表格已经被使用了很多年，但没有一个人知道工厂使用它们的真正原因。这个故事说明，不管我们要做什么，首先就要确定是否真正需要这些文件/表格。

　　请记住：文件/表格的分析和设计师综合性印刷管理程序的一个重要组成部分。在设计之前，我们应该对电子版的文件/表格进行分析。除了考虑到与传统文件/表格有关的因素以外，我们还不能忽视其他一些重要的问题，例如：数据库的互动性以及文件/表格的结构等。

　　一旦我们完成了对表格的设计，那么接下来就是对它进行跟踪——我们这样做是有很多原因的。

　　文件/表格的识别

　　一般我们可以通过两种方法来识别一个文件/表格，一是看它的标题，二是看它的文件/表格号码。文件/表格号码的分配方法有很多，但你始终要记住一点：数字只是一个标识，而不是一个代码。印刷管理程序是根据部门号后面的主控号来识别文件/表格的，这个功能数字不但表明了这个文件/表格在部门里的排序，而且还显示出了人们需要使用它们的时间。

　　文件/表格号码和标题是最有效的文件/表格识别途径。号码对控制印刷管理程序的人来说最为重要，而文件/表格的用户更喜欢根据标题来识别文件/表格。所有文件/表格都有标题。这个标题可以是简短一些，但必须是叙述性的。在拟标题的时候，最好是先放主题再放行为。比如说，“就业申请”而不是“申请就业”。一个按字母顺序排列的目录能够首先列出文件/表格的主题，从而避免 “请求”、“通知”、“申请表”和“列表”等词的频繁使用。

　　在文件/表格经过试用，并出于某种原因需要修改的时候，人们必须要给出一个修改的最后期限，并根据这个期限对文件/表格中的所有数据进行更新。

　　索引和文件

　　一旦文件/表格拥有了一个号码和标题，它们就能被输入数据库或具有分拣功能的文字处理系统。根据文件/表格的号码、调或所属的部门创建一个索引。请记住，用户习惯于使用文件/表格的功能标题，而不是它的号码。拥有一个标题或部门目录甚至可以挽救人的生命。

　　有三种类型的文件能够用于文件/表格的控制——主管控制、家庭控制和功能控制。主管控制文件含有你想知道的所有与文件/表格的历史有关的信息，例如文件/表格最初的要求、签过的样张、生产规范和每一个版本的拷贝、生产记录和评价以及原稿等。原稿可以独立储存，或者与主管文件毫无关系，但它必须要和当前的样张一起与文件/表格的原始要求进行对照。另外两种用于文件/表格控制的分别是家庭文件和功能文件。

　　家庭文件和功能文件的目的是通过减少行政工作来提高生产力。家庭文件能够表明文件/表格将在哪一个部门使用，而功能文件能够显示和集中各部门中所有相关的文件/表格。此外，人们还需要根据功能（不是部门名称或子公司名称）把每一个文件/表格的样张整理起来。印刷专家总是把文件分为主管、家庭和功能这三类。

[时间：2007-11-21  作者：必胜  来源：本站原创]