随着大量的政府公文的电子文本在机关内部及各机关之间的交互的日益频繁，采用统一的版式文件标准进行电子公文的交互已成为机关公务人员日益强烈的共识。运用CEB格式作为统一的版式文件标准进行数据交换，这对于提高办公效率，保证政府公文的严肃性和一致性，有着非常大的意义。随着该项技术在机关运用的推广和延伸，采用统一的CEB格式制作电子档案，进而在一定范围内取代纸质档案，方便公务人员及社会公众进行电子档案的查阅，将成为CEB技术在档案领域中应用的一个需求热点，有着日益广阔的应用前景。采用CEB技术制作的电子档案，同缩微胶片技术相比，其效率高、成本低、易于保存，尤其是其查寻、检索方便的优势相当明显。

　　基于以上认识，江苏省政府办公厅将省政府及省政府办公厅2003年度、2004年度的所有编号文件编辑成CEB格式的文件汇编，制作电子档案（见图1、图2）。

 

（图1）

 
（图2）

　　以2004年度文件汇编为例：收编文件808件，文档大小为10,285KB，共4542页（含封面及分类目录），可对该文档进行全文检索（包括表格、图表内容）（图3），其中目录内容约25,000字，也可对目录内容进行检索（图4）。

 

（图3）

 
（图4）

例1：对全年文档中含“沿江开发”内容的进行检索。
　　点开工具栏中“编辑”，在下拉式菜单中选中“搜索”，在Reader界面的右边产生“搜索”栏，在上端的文本框中输入要检索的内容“沿江开发”，点击“开始搜索”，开始对该文档4542页内容进行搜索，结果将搜索到的40处含“沿江开发”的页面逐一列出在搜索栏中。查询者可对搜索到的内容逐一翻看，方便地找到所需要的相应的篇目和内容。

 

（图5）

例2：找出全年文档中所有标题中含“任免”的文件：

　　在检索栏的文体框中输入“任免”，选中“搜索目录”行左边的小框（打勾），点击“开始搜索”，Reader将搜索到的15件人事任免文件逐一在搜索栏右边列出（图6）。

 

 
（图6）

　　对于检索到的内容，查寻者可很方便地将所需篇目内容打印出来（打印所选页数），得到一篇与原纸质文档版式一样的文件，相比从装订成册的纸质档案中复印该篇文件，查寻效率与方便程度是不言而喻的了。

[时间：2007-10-24  作者：佚名  来源：方正阿帕比]