随着以互联网、内联网为代表的网络环境的整顿，接触PDF（Portable Document Format）的机会多起来了。PDF能在维持原始文件格式的基础上，将原始文件压缩到原来大小的1/10～1/40。此外，还能在Windows环境或者是Macintosh环境等复数的工作平台上共享文件。这些是PDF的最大特征。





　　PDF对于面向事务的文件，或是商业印刷用的文件，都可以不拘其品质进行处理，故可以在各种各样的场合应用，但在印前工程的领域不太被利用，而是以信息发送等为中心在办公领域中得到应用。





　　去年６月，功能经过大幅度扩弃的Acrobat４.０问世，它在文字处理及数据库网络协调方面扩充了功能，进而又插入了对日文和通信控制机构的特定信息（ICC Profile）的支持，考虑到印前工程领域的需求，将上述两个领域的需求合并作了种种的功能扩充。通过这次功能扩充，预计在印前工程领域应用的机会将逐渐增多。


　　


为什么提倡PDF


　　在各种各样的工作平台上能共享信息的原因，是因为PDF将版面设计信息、字体信息等能构成文件的一切信息都装进了它的文件中形成规格的缘故。由复数的工作平台共享文件时，最大的问题要算是文字的编码（在计算机将文字和字体相结合的技巧）。在PDF上，将各个操作系统的编码一度置换为CID编码，从而实现在不同操作系统之间共享信息。





　　此外，有关字体的装入，不单是记录轮廓，而是对字体的种类、名称、特殊信息（表示小规格文字时利用）、编码信息等，凡是在表示时所需的所有信息，均被装入。PDF是根据这种功能，才构筑起了共享信息的基础。


　　


企业内文件的PDF化


　　近几年来，在多数的企业中，网络环境的准备有所进展，在办公室内也设置了许多个人电脑。每人1台的情景也很普遍。以个人文书为首，会议记录，报告文等文件，逐渐地改用文字处理机的应用软件来完成了。虽然有若干种文字处理软件在出售，但基本上它们的应用软件不能做到数据兼用。





　　目前情况下的企业内文件的管理，在数据管理器的共有磁盘上，以文件单位来储存，谋求共有的情况较多。另外，引进协调软件（groupwear），为申请报告和各种决算报表等搞成电子化做准备。文书撰写者倘不熟悉其应用软件的操作方法，就无法摆弄它，从而感到负担不轻。





　　可是Acrobat4.0，已经完成了面向办公的若干扩充，终于可以构筑成功采用PDF的文书管理系统。





　　1.与办公应用软件的结合


　　(1)将PDF数据当作有格式数据转为词。作为文字格式，有字体名、文字颜色、体裁、规格等。作为段落格式，有段落前后的间隔、行间隔、缩格等。


　　(2)PDF内的表在Excel中当作表数据处理。


　　(3)从办公室到Acrobat4.0，依靠鼠标和打印完成PDF，可以公开。





　　2.将过去的文件PDF化


　　在Acrobat4.0上，将扫描的数据可以直接转为PDF格式。将过去的纸基文件经扫描仪输入后直接PDF化，还能在文件管理方面应用。早就有过“电子文件管理”的应用方法，已有若干软件成为商品问世。





　　在企业内部，只是作为图像数据搞成PDF化，不能利用其全文检索功能。可是，将扫描数据靠OCR软件来文本化后，兼顾有之，也能对应全文检索。





　　3.作为通信手段的PDF


　　PDF主要是在计算机上，以与纸文件同样的体裁，可阅览数据为目的被应用至今。至于Acrobat4.0由于填装了注释处理手段和电子署名功能，连会议文件和申请报告一类等也可由PDF来完成，依靠格式功能和新填装的注释处理手段、电子署名功能组配而成的PDF，构筑文件以达到“协调软件”的应用目的。进而与认证系统相组配，给予各用户以有限制的参照。





　　今后的PDF将可以适用由纸基完成的所有种类的文件，而且还增加了作为通信手段的应用。


　　


政府机构和地方自治体的信息公开


　　根据几年前就开始的行政情报化促进计划，政府部门和地方自治体都包括在内，迅速开展信息通信基础的整顿，信息的共享化，各种申请手续的电子化等，必须使所掌握的信息公开。





　　1.信息公开的现状


　　作为利用信息公开的媒体，除纸张外，互联网等成为主力。早就在政府部门建立了导读网页，虽说是一部门，但已开始了信息的公开。





　　在地方自治体方面，也创设了导读网页，以便提供各种活动介绍、会议记录等信息。为了没有购买个人电脑的家庭和没有上互联网的市民，已有不少地方的管辖区内安置了几台连接互联网的个人电脑，开设“信息公开室”。





　　目前，像上面所说的进行信息公开的地方自治体还是少数，但一旦信息公开法公布后，无疑会迅速增加。





　　2.公文的数字化


　　要想做到信息公开，公文本身必须做到数字化。公文有必要能长期保存下来，由文字处理机等来完成时，根据改善软件和计算机的机种更改等，很有可能不能读取原有的文件。于是，有关公文的保存，利用SGML的倾向有所增强。





　　SGML本身因为不存在排版体裁的概念，所以要使信息成为让眼睛看到的形式，就必须利用版面设计软件。作为有代表性的软件，有Adobe公司的Frame Maker+SGML。此软件是由SGML的标识和Frame Maker+SGML的排版体裁相结合，由事先打算输入SGML数据而设定的版面设计来表示。





　　此Frame Maker+SGML可由PostScript形式输出之外，还可以直接以PDF形式输出。





　　3.利用PDF编制公文有增无已


　　对于公文等办公单位的文件，有印在纸上的，但这必须跟在网络上发布的保持一致，而且还必须不依靠使用者的环境。为了满足这些条件，从此利用PDF将是最好不过了。当前，由纸媒体编成的条例手册、规定手册中，记载着形形色色的申请报告和手续条款的样式，其数量相当多，还有各种样式的纸面开本也各异，它们的大多数未被载入。其实，这些样式才是最有利用价值的。





　　与其将条例文件和规定文件搞成PDF化，莫如先将这些样式的文章进行PDF化，并将其纳入网络或 ＣＤ－ＲＯＭ后启用。


　　


金融机构和PDF


　　由于金融危机，银行、保险业的意识已有变化。根据合理化和新产品的开发，在彻底自由化的条件下，拟获取优势。文件管理的合理化、国际间的协调即其一部分。





　　1.文件的数据库化


　　金融商品需要监督部门的认可，才能开始面向市场，故必须循申请、批准的手续。凡是新规划的商品，其文件与以往出售商品的文件有相关的部分，遇此情况，对此相关连的文件也需一并申请。因此，要从大量的纸面资料中找出其相关的部分，为了申请而需作必要的修改加工。





　　对于这步工作，需要很多工作人员花许多时间，会造成推迟新商品的出台。另外，有关新商品的情报可能被泄漏，从而使文件管理本身在进行国际间协调时发生困难。于是，在金融机构内部，对构筑文件管理用的数据库的考虑增多起来了。





　　金融商品根据条件和特别约定，存在有局部不同的多种商品。此外，对于保险商品等，需要长期保存文件，与政府部门一样，构筑使用了SGML的文件数据库。





　　2.今后金融商品的销售途径和PDF


　　随着各种制约的缓和，金融商品的种类及其销售途径，也发生了种种变化。其中可以见到的是，面向各企业的商品和面向个人的商品等成为基础的金融商品，即附加符合其条件和特约内容等商品的出售。有关这类商品的文件，按照各客户每户一份准备当然是好，但用文字处理机也能编制出来，所以有可能发生被人复制的问题。从文件数据库直接编成PDF形式的文件，并且附加电子署名后，可以防止篡改和复制。





　　此外，利用互联网出售金融商品的情况已有增加。类似介绍商品用的小册子，已经实现PDF化。但目前，对于条约款目等有关签约方面的文件，还没被批准在网络上公开，只能靠纸面提供。然而，随着网络环境的整顿和安全技术的提高，可以预计有关合同方面的文件通过互联网来传递，会得到认可。只要将文件PDF化，以此为源头构筑编制纸面的工程，就可以顺利地转移为网络发信。


　　


产品目录·广告编制和PDF


　　1.联机校样的实现


　　利用PDF的联机校样以广告业为中心推广普及。但是，对于利用原先版本的PDF，其联机校样，好似在复印纸上粘贴便笺的感觉，是利用了Acrobat的笔记本功能，做法简单。





　　然而，要想进行联机校样，大多是直接用笔删改，用笔记本功能粘贴注释，任何人都能删改，而以前的PDF是无法实施充分的校样作业。为了解决这些问题，类似AC Check那样的插入软件已经问世。





　　在Acrobat4.0方面，注释软件的种类逐渐增多，笔记本功能的扩充业已开展。进而，又装入了日语字体和通信控制机构特定信息的辅助内容，已经构成了比较充实的可实现联机校样的环境。之所以允许装入字体，因为原来只有CID型的PS字体和True Type字体，对于利用OCF型的PS字体的机会多的商业印刷领域，没有得到什么装入字体功能的便宜。所以今后以较多利用True Type字体的Windows DTP为中心，采用PDF的联机校样将被普遍利用。





　　2.PDF数据库的构筑


　　市面上已有若干应用了PDF的网络出版物。犹如地图、情报杂志、学术读物等的特定书页，必需应购读者的要求予以应用的方法。也就是与纸面一样的体裁，以页为单位进行管理，充分发挥PDF特征的利用方法。





　　近年，企业很注意与消费者的个人信息相结合的适应个别顾客需求的市场（one to one marketing）。选出每个人所需的信息，利用PDF来提供的机会有增无已。





　　将刊载信息按照项目进行PDF化，应各消费者的爱好相组合，统一到一个PDF文件。为了实现此法，需要构筑二个数据库。





　　(1)内容用的数据库。并非是将文件和书籍整体进行PDF化，而是按照构成的部分（如记事、图版等）为单位进行PDF化，对各个部分进行管理的数据库。


　　(2)个人信息用的数据库。对各消费者的爱好范围、以往的交易内容等进行管理的数据库。





　　诸如此类的利用方法，正适合产品目录的应用。只要按照每个人的爱好项目构成，便能够编成个人专用的产品目录。此外，每周出版的二手货信息或出租信息等所有项目，不仅能更替进去，还能删除已售毕的项目，并且会追加新出台的项目。鉴此，还能设想到只要基本数据1次发报后，从此依靠更替项目，传送相差的部分，就可经常获取最新信息。


　　


制版工程和PDF


　　1.PDF数据的收稿


　　以Microsoft Office编成的数据直接输出的要求有所增加。





　　然而，在企业内将编成的数据以印刷用的高解像度输出时，存在若干问题。





　　(1)版面设计有错移。这是因为在制作方面的版面设计信息（依赖于印字机）和以图像集成机为标准的输出端的版面设计信息有出入所致。


　　(2)有关字体的问题。数据编制所用的字体因为没有装入输出端，所以字体会有不同。


　　(3)有关色彩的问题。Office应用软件的RGB色彩空间和印刷用的CMYK色彩空间的转换无法正确控制。借助利用Acrobat4.0，打算尽早解决这些问题。在Acrobat4.0方面，谋求与Microsoft Office产品的结合，从而根据Word等容易编成PDF了。在企业内编成的文件，如果能够做到以PDF形式来收稿，就可以解消类似版面设计错移等问题。加上利用装填日语字体的功能，在制作端靠在PDF数据中装填True Type字体，便能解决字体相异的问题。





　　上述情形对印刷企业和输出中心来说，确实是可喜的事。然而，有关色彩的问题已经有了相当的改进，但分版时的文字处理尚需进一步改善的部分，既便利用了Acrobat4.0也不等于解决了所有问题，正期待于进一步的功能扩充。





　　2.以PDF为核心的工作流程


　　根据Acrobat4.0的出台，可以想像在印刷企业谋求用PDF收稿的机会增多。但是，多数的输出中心和印刷企业，目前，还在使用PostScript Level2的RIP，在这样的生产过程中，是无法直接处理PDF数据的。因为要将PDF转换为EPS后再行处理，就要花费些时间。





　　最近，主要制造厂家的输出机陆续地开始装填与PostScript Level 3相应的RIP，这说明业已备齐了可实现PDF直接处理的环境。然而，Acrobat4.0自身还没有编页码功能，尚需用各种各样的插入软件组合后进行处理。如果用个别的软件零零碎碎引进，就会发生工作流程不得统一的问题。倘若这样，就无法实现以PDF为核心的印前工程。





　　据悉最近，犹如Agfa公司的Apogee等提供借助PDF全面作业环境系统业已出台。在这个系统中，认为最重要的结构有叫做‘Job Ticket’者。此‘Job Tieket’中，整页信息、分版信息、套印信息等直至输出工程所需的信息均有记述，在各个工程均以此‘Job Ticket’的内容来进行处理。





　　哪怕不是Apogee那样的统一系统，只要在以各种插入软件组合的工程中，利用此‘Job Ticket’也能提高作业效率。正期待与‘Job Ticket’相对应的输出机和插入软件的早日出台。


　　


结束语


　　Acrobat4.0已经作了相当多的功能扩充，已经进化到成为得心应手的使用工具。但是，似乎还有不足之处。Acrobat（PDF）今后将与Ｗeb数据库相结合，会在更多的领域被利用。人们正期待于Acrobat(PDF)的功能得到进一步的扩充。





　　 ·责任编辑 张震一·

[时间：2001-02-09  作者：丁一  来源：中国印刷]