编者按：本文主要讲述了网络直接印刷对于印刷企业的重要性

　　目前，激烈的市场竞争迫使印刷厂要不断降低成本。我们在本文要提到的I-COM（互联网客户订单管理）就能帮助人们完成印刷活件的评估、定购、计划、处理、确认、印后加工、邮寄、封装、运输、结账等工作。它比我们目前使用的MIS系统更加强大，因为它能关注于整个印刷自动化过程中最重要的变化。采用I-COM技术的印刷厂能够比没有引进这项技术的竞争对手节省下更多的成本，而且那些没有采用I-COM技术的印刷厂将逐渐丧失自己的竞争力，最终被这个数字化的世界所淘汰。

　　如果你参观过GraphExpo 2006展会，那么你可能会把大部分时间花在柯达、海德堡和施乐等公司的展位上，想要了解它们最新的数字（和传统）印刷技术和功能。通过参观你可能会发现：每一个印刷业巨头都把网络直接印刷（利用互联网和客户模板输入订单并生产出含有可变数据和个性化内容的数字印刷品）解决方案当作了自己的展出重点。网络直接印刷是个性化数字印刷的主要推动力，同时也是第一个将印刷客户引入网络订单输入过程中的计算机软件。

　　印刷厂的目标肯定是降低成本，但他们常常会忽略一个领域，那就是——印刷厂的管理成本。

　　让客户参与到整个生产过程的管理工作中来有很多个原因。其中最重要的是，印刷厂的目的就是要降低成本，而它们常常会忽略管理成本的节约。据统计，印刷厂为每一个活件进行评估（即便是用计算机进行评估）所花的成本都超过了60美元。而输入一个印刷订单所需要的成本将超过160美元。客户服务代表处理订单和跟单的成本还没有计算在内，但我想这一定是一个非常庞大的数字（不仅是成本，而且还有时间）。印刷客户和他们的管理人员知道怎么利用计算机来提高与经销商之间做生意的速度，而且很多人都喜欢用电脑的通讯系统来进行沟通，而不是以前的书信或电话的方式。

　　最后，当今的经济发展十分迅速，特别是人们对整个生产过程（从文字和图像文件的接收到最后的印刷成本）的时间要求不允许印刷厂进行手工操作。等待销售人员去寻找订单是一件非常浪费时间和金钱的事情，而且从企业老板的角度来看，他们应该把大量的时间用在吸引新客户上。

　　一个有效的I-COM解决方案能为用户带来更高的准确性、更快的转版速度、更低的成本和更好的客户满意度。

　　印刷厂的目标是：通过使用I-COM解决方案，让客户尽可能地完成评估、下订单和订单沟通等过程的管理工作。结果是：更高的准确性、更快的转版速度、更低的成本和更好的客户满意度。此外，通过减少印刷厂内部员工的管理任务，能让他们集中精力去满足重要客户的印刷要求和完成比较困难的活件。I-COM解决方案能够完成的主要工作有：

　　对新的印刷项目进行评估
　　对以前的订单进行评估
　　为以前生产的印刷活件输入订单
　　根据对原来活件的评估结果为新印活输入订单
　　对接收到的订单进行自动确认（印刷厂通过互联网让客户对订单进行确认）
　　用生产计划系统或人工交流的方式确定期望的交货时间
　　如果计划的交货日起发生变化，要将信息自动发送给客户
　　通过互联网传送订单的改动信息
　　让印刷厂自动确认订单的改动信息
　　公布印刷活件的完成日期
　　公布印刷活件的送货日期
　　如果产品需要邮寄，确定邮寄地址
　　如果产品需要封装，确定将产品送入库房以及确定当前的库存量
　　公布产品封装过程中的库存量和确认发货信息，与托运人取得联系（例如：联邦快递的跟踪号码）并随时改变库存量
　　让印刷厂通过互相网向客户发送报价单
　　让用户通过电子支付的方式向印刷厂的账户里转帐，同时对银行账户进行电子管理
　　更多的工作

　　印刷厂使用的MIS系统一般不具备以上这些功能，而且大多数MIS软件都是以计算功能为基础的。印刷行业使用的典型的MIS系统通常都是能让印刷厂员工输入评估要求和订单，提供订单成本信息、创建销售报告和纸张耗材库存报告、提供帐目信息、盈利和亏损账单以及企业的资产负债表等信息的计算机软件。如果能把I-COM解决方案与MIS系统有机地结合在一起，就能形成一个以客户为中心的过程管理系统，它能将生产中的信息及时地传递给客户，而不是为他们提供历史数据。

　　很多曾经为我们提供了优秀的MIS软件的印刷软件开发商现在也成为了I-COM市场上的领导者，它们能将印刷厂的MIS系统整合到自己的I-COM软件中，而且能够让客户和他们的计算机系统很方便地使用它们。
在客户需求瞬息万变的印刷世界里，接受和利用I-COM是一件非常重要的事情，对那些想要寻找新技术、保持竞争力的印刷厂来说，I-COM是摆在它们面前的一条捷径。印刷厂和客户之间的互联网自动通讯系统可以具有以下几种功能：

　　* 客户通过互联网发布新活件的评估请求
　　* 对以前的订单发出评估请求
　　* 为以前生产过的印刷活件输入一个订单
　　* 根据客户要求评估的原始信息输入一个新活件的订单
　　* 自动确认订单的接收（印刷厂通过网络向客户确认自己收到订单了）
　* 在预先订好的发货日期对客户进行自动或人工回复
　　* 在封装过程中发布库存信息、确认发货、与托运人保持联系以及更改库存信息
　　* 让印刷厂通过网络向客户报账
　　* 让用户通过电子支付的方式向印刷厂的账户里转帐，并能让印刷厂确认银行的到帐情况

　　提供I-COM软件系统的主要公司有：Avanti、 DMIS!、 EFI、柯达、MindFireInc、Objective Advantage、Pace2020、P3 Software、ress-sense、 Printable、 Printsoft、Prism、 Responsive Solutions、Seefile、施乐和XMPie等。如果想了解更多信息，人们可以登陆这些公司的网站或查询相关新闻。

　　培训是非常重要的

　　在选择和使用I-COM software的过程中，有一件事情是非常重要的，那就是培训。印刷厂应该对所有参与到印刷厂与客户之间的自动化网络关系中的人进行培训。首先就应该从客户服务代表开始。客户服务代表的工作职责和职位描述如下：

　　* 与印刷机操作人员一起了解I-COM将会对信息流产生怎样的影响，就像PDF已经改变了图像和文字的收集和交换方式一样。客户服务代表必须真正了解这款软件的功能，并在培训中要像真正的客户一样练习输入活件的各种信息。这种“感同身受”的培训方式能让客户代表更加容易地理解潜在客户的需求。
　　* 在使用这个系统的过程中，客户服务代表必须仔细检查客户发来的所有信息，以保证它的完整性。在安装好这个系统的早期，虽然每一个人都想把它调整到最大速度，但更重要的是要注意活件的细节，以便于发现问题，建立客户对于这个系统的信心。这些时间是非常值得我们去花费的，因为一个I-COM系统的目标就是减少人们浪费在活件管理和订单输入等工作上的时间，让客户服务代表集中精力处理比较困难的订单、生产中出现的问题以及应对有需要的客户。
　　* 客户服务代表必须学会向客户解释如何更好地利用I-COM系统和相应的模板。这样做的目的是让客户服务代表教会客户使用I-COM系统，并让他们学会识别和解决任何潜在的困难。
要想使I-COM完全融合到一个印刷服务供应商的经营链中，还应该把培训扩展到整个企业的组织结构中。这种培训可以是一对一的，也可以是一对多（在教室里上课）的，甚至可以以研讨会的形式进行。
　　* 所有销售人员和销售经理都必须接受与客户服务代表一样的培训，销售人员应该学会进行I-COM培训，鼓励客户使用I-COM系统。
　　* 评估师、调度员、生产者和印前工作人员应该接受最基本的I-COM系统培训。培训内容应该包括系统的目的、使用、软件展示、客户如何输入数据以及如何指出问题或提出改进意见。

　　总而言之，新的环境将为人们展示出I-COM系统的价值和优势。印刷厂只有经过不断摸索和实践，才能找到利用它的最佳方式。

[时间：2007-01-29  作者：刘谈  来源：本站原创]