数字资产管理势在必行
以前，印刷出版业的资产管理是非数字化的，如照片，是以胶片形式存储，只能记录下使用过的胶片及其存储的地方。当印刷出版物需要再版时，或另一个出版物需要使用这些照片时，要从原来存储的地方设法把它们找出来；如果找不到或保存的胶片有损坏或丢失，还得找到原稿重新扫描、拼版。出版物再版或者改换为其他媒体形式出版时，大约有一半的工作量要消耗在这些资料的查找与汇集上；还有的印刷厂多年来已积存上百万个文件，实在难以准确说出哪个文件的内容到底是什么？是第几版？放在哪里？
随着社会需求的不断增长，同一内容的印刷媒体出版物与非印刷媒体出版物之间的相互转换出版时有发生，即原来某个印刷出版物可能再要求以光盘或网络方式出版，而后又需要印刷出版。而现在许多出版物由印刷出版改为网络出版时，只在内容重新录入一项上就花费上百万元。如果再对几十、几百张或更多的照片重新做扫描数字化处理，这个过程就会变得十分麻烦，花费更多。
当前，数字技术在印刷业的应用越来越广泛，印前排版环节已完全数字化，此外，客户的需求更趋向于多元化，除了纸质媒体外，还有磁盘、光盘，甚至有网络出版方面的需求等。每天印刷厂会接触到大量的电子文件，如客户提供的文字、图形、图像、数据，甚至影音、动画电子文件；印制过程中生成的各类版式文件；用于跨媒体出版的电子文件，以及印刷厂对过去采用传统制版方式的大量出版物进行数字化处理生成的数字文件等，这些种类繁多、数量庞大的数字信息，组成了印刷企业的数字资产。生产形式的多样化、客户需求的多元化，促使印刷企业必须将这些数量庞大的客户资产“管”起来，并做到快速存储、检索与访问，然后才能进行下一步的必要处理。总之，数字资产管理（DAM）是必然发生的，同时也给印刷企业带来了新的挑战和发展机遇。
国内外应用存在差异
国外DAM系统在20世纪90年代已经出现，经过几年的发展，如飞利浦、Interwoven、苹果、IBM、惠普等公司都推出了相关的DAM系统。数字资产管理的应用已经非常普及，如实现跨平台交流、信息交换、自动化访问产品价格信息、自动化控制与自动化财务数据处理等。
在欧美国家，对数字资产的管理利用水平已经比较成熟，几乎所有的图书馆里的资料，都是以电子形式存储下来的，包括以前的出版物都已数字化。而现在的出版商在提供纸质图书的同时，也提供相应的电子文档。这些图书馆，在一个区域，或者全国范围内联网，供读者享用，极大提高了查阅资料的方便性和资料的利用率。
2003年《Seybold》杂志在纽约召开的“数字资产管理研讨会”上，大家对DAM的发展前景做了乐观的预测，预期DAM的销售额将从2003年的2亿美元增长到2009年的35亿美元，平均年增长率为37.5%。DAM的发展方向也很清晰：作为市场沟通、政府和法律实施的工具，DAM的认知度在不断增加。
由于缺少高速的数据处理基础设施，也因为昂贵的数据存储费用与昂贵的软件，国外的DAM系统在印刷企业推广应用受到阻碍。一般说来，国外的商业印刷厂与出版社大都属于中小型企业，大多数客户也是中等水平，主要配置中等规模的DAM系统；少数高档出版社与印刷厂可能需要更高端的DAM系统，这取决于他们的工作需求。采用DAM系统确实会给印刷出版企业带来不少好处，过去要花几小时寻找胶片、复制损坏的胶片，现在只需10～20分钟就能完成，仅此一项印刷厂一年就能节省几十万美元。在国外、较大型印刷厂和出版社采用DAM系统已不算什么新鲜事，但对较小型印刷厂及出版社还是难以做到的，因为他们没有技术资源，花不起硬件与软件近50万美元的昂贵投资及日常管理费用。
数字资产管理在数码印刷领域的应用比较广泛。如北美地区最大的一家办公产品零售批发商United Stations与其印刷商合作，推出了Auto-Wizard市场营销系统。经销商只需通过一些简单的操作，选择需要的市场营销模板，从图片库中确认促销的产品，根据客户的特定需求自动定制相应的促销文本，即可设计出自己的促销单。同时，该系统会提示经销商提交一份客户名称及地址信息数据库，用于创建PDF打印文件，便于根据需要为客户量身订制个性化宣传册。这些文件可自动上传到印刷商的服务器上，连接数码印刷机进行印刷后邮寄到经销商的目标客户手中。类似的实例在国外还有很多。
由于DAM是近几年刚刚兴起的新技术，国内相关企业对DAM的认知程度和接受程度还远不及国外。在我国，最早意识到数字资产管理重要性的是出版业，例如视频媒体、平面媒体，其次是出版社、广告设计行业和印刷业。
目前国内已有不少数字资产管理系统的提供商，如北大方正、TRS、高术科技、亚细亚公司等，还有很多国外知名厂商，如惠普、Interwoven、IBM等公司专门针对中国企业特点开发的有关企业的数字资产管理系统，并已经得到应用。
近年来，数字资产管理刚刚为国内印刷企业所认识，根据记者在采访中了解的情况，国内印刷企业一般习惯于扮演加工者的角色，内容的开发权及利用权掌握在客户手中，企业缺少采用数字资产管理的动力，从总体水平来看，尚且停留在“内容管理”、“服务客户”的初级阶段。
在传统印刷企业中，大多数还偏重于印刷，只有少部分企业投资印前，而这些印刷厂一般也是保存胶片，数字文件一旦出片后就不再保存。下次再印刷，拿出保存的胶片重新晒版即可。如果客户事先要求保存数字文件，印刷厂会在短时间内为客户保存，最多也只是刻录光盘交给客户自己保管。
但也有一些“内容管理”、“服务客户”做得好的企业，如北京凌奇印刷有限责任公司，他们对待印刷完成后的相关电子文档的保存方法是，期刊相对长一些，大约一年的时间；报纸只存储最新一期的内容；对于画册等零散活件，基本上实行“一本一谈”制，需要先期和客户具体协商确定。对此，北京凌奇印刷有限责任公司印前部门负责人张建勇先生解释说：“这套方法不但可以降低企业的经营风险，更是对客户负责”。此外，张建勇先生还提到，现在多数印刷厂所提供的存储服务和跨媒体出版服务均属于无偿服务，“旨在为客户提供尽可能多的便利，对我们来讲，现阶段内容管理本身只是服务客户和吸引客户的有效手段”。
还有一些印刷企业更加重视内容管理与经营。如当纳利、雅昌、利丰雅高等国内高端印刷企业在数字资产管理方面已经做了很多有益的尝试，并收到了很好的成效。他们进行以下几种模式的数字资产管理：建立图片库，将有价值的艺术图片收集起来，并借助网络平台出售，作为企业新的利润增值点；专门开辟服务性企业网站，网上下订单，客户可以直接登陆将相关电子文件上传，详细说明纸质媒体和跨媒体出版的具体要求等，而且客户能够随时查看活件的具体生产情况；提供内容管理，存储服务等。同时印刷企业也可从中获取新的利润，为增值服务奠定了基础。
如何做好数字资产管理
数字资产管理的核心是存储数字化数据的大型数据库，其主要涉及的是内容存储与开发利用问题。对印刷行业而言，数字资产管理是一个不断升温的话题，但其应用还需要一个循序渐进的过程。
1.
以积极的态度对待
与媒体行业相比，我国印刷行业对数字资产管理的感应似乎慢了许多，然而到处充斥着的数字信息又佐证了，数字资产管理在印刷行业普及推广的可行性和必然性，所以我们更要从积极的方面去考虑建立数字资产管理系统的问题。
前不久在海南博鳌召开的2005年全国印刷经理人年会上，中国印刷集团公司总裁沈海祥先生曾讲道：在数字资产管理的概念为出版单位、广告公司等客户认可以后，印刷企业必须做好相应的准备，在客户的数字资产管理系统与企业的数字化工作流程之间建立有效的连接，在客户需要时为客户提供必要的数字资产代管服务。
2.
从规范内容管理起步
处在计算机技术、网络技术和多媒体技术迅猛发展的时代，每个印刷企业都免不了与内容管理发生关系，只是规模和水平参差不齐。
在国内，像当纳利、利丰雅高、雅昌这样的企业毕竟还是少数，大多数印刷企业眼下最实际的工作还是做好内容管理，做到利用计算机和服务器将客户资产真正“管”起来，更好地服务客户。
那么，做好内容管理究竟对数字资产管理有什么影响呢？对此业内专家有着一致的意见。武汉大学印刷与包装系王强教授分析说：“实际上，内容管理是数字资产管理的雏形，更是迈向数字资产管理的基石，如果内容管理没有做好，数字资产管理就根本无从谈起”。北大方正电子有限公司赵东岩博士则认为：“从广义上讲，数字资产管理是内容管理的一种专业形式，是在应用层面上的一种提升”。
同时，也有业内人士发表了自己的观点：规范的内容管理，作为节约成本、提高生产效率、维系客户的一种方式，对印刷企业来讲也不失为一个变向“增值”的途径，即便你目前并不打算投资数字资产管理。
身处复杂多变的市场环境下，印刷企业必须先从规范内容管理起步，如果不理清头绪，没有相应的机制应对，就很难在激烈的市场竞争中占有自己的生存和发展空间。
3.
向深层次应用延伸
在现阶段，我们并不提倡印刷企业盲目开展数字资产管理，正如张建勇先生所讲，“穿在别人身上好看的衣服未必自己穿着也好看”。那么，印刷企业该如何看待这一新兴事物呢？专家的意见，供大家借鉴。
（1）复杂 不可不知的事实
中国印刷集团公司总裁沈海祥讲到：由于客户众多，印刷行业的数字资产管理也远比一般的出版单位或广告公司复杂。主要表现在以下三个方面。
首先，印刷行业的数字资产格式更复杂，不仅包含图像、文字，还包括图形、排版文件。其次，印刷行业的数字资产管理系统的应用必须与相关排版、图像处理软件等紧密集成。而且在印刷、广告行业更多采用的是苹果电脑，因此，数字资产管理系统必须要有很好的苹果电脑客户端的应用。最后，印刷行业的数字资产管理系统中的工作流程比较特殊，每个企业的生产流程、人员分工、权限控制等都必须定制化开发。而且数字资产管理系统还要与企业的财务、订单跟踪、客户关系管理等相结合。这些都需要印刷企业在引进数字资产管理系统时加以注意。
（2）业务 必须考虑的因素
北京凌奇印刷有限责任公司印前部门负责人张建勇先生提出，数字资产管理对印刷企业的业务特点是有一定要求的，如果一家印刷企业的来稿以胶片形式居多，那么数字资产管理就失去了意义。但对高端印刷企业而言，竞争已经从拼设备、拼人才上升到企业间管理水平的比拼，他们大多不为资金和来稿形式束缚手脚，对新技术的接受也比较快，因此成为了数字资产管理的第一批受益者。
总之，印刷企业数字资产的范围和特点，决定了数字资产管理内容的差异性。真正行之有效的数字资产管理应建立在对企业数字资产深入了解的基础上。
（3）系统 结合实际需要
武汉大学印刷与包装系王强教授说，数字资产管理系统（DAMS）是对数字资产进行组织与管理的系统，它由多渠道的信息采集创建、灵活的信息加工流程管理、内容存储管理和跨媒体出版四个主要环节组成，完成从多媒体信息的输入、存储管理、检索查询，到编辑整合、出版物制作等，再到印刷出版、电子出版、网上发布等一系列工作。
数字资产管理本身是强调共享和再利用，它与简单的服务器存储有着本质的区别，它可提供更加安全的内容保护环境，更为强大的文档共享能力、文件搜寻功能和不同资产版本之间的控制能力。所以，软件不是可有可无的，而是必须的，只是有通用级和专业级之分。通用级软件如Outlook、Notes等，而专业级软件如北大方正、启旋科技等均有提供。目前，出版印刷行业的知名供应商苹果公司、北大方正、北京亚细亚智业科技公司等都在数字资产管理系统的开发方面做了大量工作，其产品均有强大的数据处理、存储及输入/输出能力，可进行多种类型资产（包括文字、图像、音频信息）的数字化及分类、标引及检索、存储等工作。
那么通常我们所需要的数字资产管理系统的规模有多大？是为了服务于整个企业，还是为了解决实际问题。对于许多企业来说，这似乎不是一个问题，如果可能，当然是建立服务于整个企业的数字资产管理系统。但考虑到价格和技术因素，这种想法肯定是不现实的。因为服务于整个企业的数字资产管理系统的价格昂贵，而且系统供应商也不可能对整个企业的工作内容有深入的了解。因此，大多数人认为应当建立为解决特定问题而建立的较小的、最佳品质的数字资产管理系统，如图片数据资产管理系统，只单纯用来管理图片。
（4）租赁 更为经济的方式
北大方正电子有限公司赵东岩博士指出，检验一个数字资产管理系统是否物有所值主要取决于三个方面：改进生产力、节约成本和减少销售时间。与投入巨额资金购置数字资产管理系统相比，租赁服务平台是一种经济实用的方式，据了解，每年的租赁费用只需三四千元。如方正电子推出的易印网（www.5iprint.net）就是一个在线输出服务平台。客户通过宽带网络环境，将要输出或修改的文件快速传递给制作中心、输出中心或印刷厂，同时该服务平台也为制作中心、输出中心和印刷厂的客户提供网络文件存储、订单管理、客户管理等多种功能，使得他们可以为他们的客户提供更加快捷、方便、人性化的附加服务。
数字资产管理在国内刚刚起步，接下来的路将如何走，DAM将带给印刷行业怎样的影响，还尚待实践证明。
[时间：2006-09-28 作者：佚名 来源：《印刷技术-出版及商业印刷》]
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