从系统的角度来看，印刷机只是一个输出设备，无论它印刷到什么上或用什么印刷，无论尺寸如何，无论出于什么目的。为了实现最佳的吞吐量、持续的质量和最低的返工成本，从创造就业机会到交付等所有环节都需要进行组织，而印刷只是需要仔细排版并在正确的时间提供正确的输入的众多步骤之一。

 

　　工作流程通常需要扩展到印刷机自己的工厂之外，一方面与客户以及生产和运输的材料和物流的潜在供应商建立联系。越来越多的事实证明，定制软件开发是实现这一目标的关键，因为没有一种通用的解决方案可以适应每个企业的独特需求。

 

　　正如每个业务都有所不同，可以使用一系列工具和方法来为每个业务定制工作流程。一是为外部各方（无论是客户还是供应商）提供一个“插入”的接口，让他们连接到您想要提供给他们的任何数据或控制选项。在另一个极端，您可以构建一个完整的专用工作流程，与您的客户和/或供应商集成，以解决特定的生产和物流挑战，有效地将服务范围扩展到印刷之外，并使客户更具“粘性”。在这里我们介绍两者的示例。

 

　　API打开大门

 

　　为客户提供与现有自动化生产系统连接的一种方法是通过API。该缩写词代表应用程序编程接口（Aapplications Programming Interface），它是一个软件系统进行通信甚至受另一个软件系统控制的一种方式，是一组编纂和发布的用于调用操作的规则，这些操作的范围可能包括交换数据（上传艺术品文件或反馈作业状态），以在满足某些条件时触发指定的生产流程，例如预检和将作业提交到印刷队列。

 

　　实践中的一个例子是Soloflo，这是Solopress应客户要求于2023年夏季推出的API。Solopress高级软件和BI开发人员吉尔·皮克莱斯解释说：“这些公司拥有自己的MIS，而且通常还有开发人员，这意味着他们可以传输订单，而无需使用我们的网站，而这需要手动输入；贸易客户的工作量更大，因此简化这一流程是一项很好的投资。

 

　　API 允许访问Solopress的系统以在Solopress定义的参数范围内请求或发送数据。皮克莱斯女士补充道：“这取决于客户希望如何利用它，在印刷展上，一些人公开承认，他们只是通过降低特定作业规格的价格来使用它来进行价格匹配，我们显然希望大多数人会用它来发布订单。”

　　API允许数据双向流动，因此用户可以收集产品属性、查找价格或提交带有设计稿的订单。提交订单后，客户会收到一个作业编号，可用于跟踪其作业进度，包括发货后的跟踪信息。即将推出的API版本将添加提交URL的功能，以便Solopress可以“回发”到客户端的系统，而无需进行进一步的调用。皮克莱斯表示，除了提供API调用格式化文档、进行API调用时的验证以及调用时预期的系统行为之外，Solopress还将尽其所能提供帮助。

 

　　自定义工作流程改进流程

 

　　Stephen Austin是一家拥有255年历史的企业，在过去70年里专门为高等教育机构和继续教育机构提供安全印刷、试卷履行和分发服务。2018年，它与伦敦大学学院 (UCL) 启动了一个重大项目，旨在简化繁忙的五月/六月期间试卷的制作和分发。

 

　　此前，这涉及到商业印刷商执行英国销售主管斯蒂芬·奥斯汀伊丽莎白·鲍尔曼所说的“标准复印工作”，在左上角用针线装订纸张，在盒子里贴上标签按种类装箱并交付。无法追踪发送到印刷机、印刷或送回伦敦大学学院的内容，并且交付过程中存在潜在的安全问题。伦敦大学学院渴望解决所有这些问题。

 

　　Stephen Austin拥有自己的内部开发团队，并聘请了高级开发人员与UCL一起重绘流程。很明显，新的工作流程模式无法适应现有流程，需要进行过渡以带来更多的工作方式。

 

　　UCL的考试部门有一个由六人组成的核心团队，其中任何人都可以上传设计文件，关键问题包括UCL应如何提供设计文件、应如何分配姓名/工作参考以在Stephen Austin的内部工作流程中使用，以便实现自动进展/手工 该公司的Prism MIS（现在的Pace）和PlanetPress合成和制作软件之间存在着分歧，这在当时是两个独立的系统。

 

　　该解决方案涉及Stephen Austin内部的定制工作，将系统相互连接起来，并连接到现有的门户，通过该门户可以上传设计文件。伦敦大学学院的考试时间表已发送，每行都为该试卷和印刷作业分配了一个唯一的标识符，UCL工作人员使用艺术品文件名中的编号，以便传入的设计文件，可以在MIS内进行匹配。自动验证过程会检查图稿文件名是否与唯一标识符匹配，并将标记任何与客户服务不匹配的内容。

 

　　设计文件安全性通过上传时的加密来维护，并且仅在从面向外部的网络传输时才解密。印刷在佳能和奥西印刷机上进行。客户服务部提供客户报告，其中包括主要里程碑。该项目的实施对伦敦大学学院产生了重大影响。其中一个方面是提供“调整包”。这些是针对SEN学生的修改后的考试包，他们可能会获得额外的时间来完成试卷，或者被允许在房间里自己进行考试，以及印刷特定的变化，例如纸张颜色、字体风格和尺寸 适应视力障碍。

 

　　试卷按照上午和下午各场考试的时间表进行包装，包装数量精确，以适应伦敦大学学院 (UCL) 考试举办地ExCel中心空间内的座位分配。这大大简化了监考人员准备房间的工作，特别是在上午和下午的课程之间。时任伦敦大学学院 (UCL) 考试负责人乔安妮·莫尔斯表示，“这让我们彻底更新了流程，从而节省了大量资源并减少了错误”，并指出，仅与考试调整相关的工作部分就节省了约30%的资源投入。

 

　　鲍尔曼说，伦敦大学学院实际上已经实施了两次，在新冠疫情期间，所有考试都在线进行。第一次迭代的经验已反馈到第二次迭代的开发中。2023 年考试是“新”系统全面运行的第二年，预计随着新技术的出现，将会有进一步的发展。

 

　　她确认，为伦敦大学学院开发的模型本质上是可移植的，但她指出，个别客户会有不同的需求和做事方式。“我们可以为潜在客户可能甚至没有意识到存在的问题提供技能和解决方案。”她补充说，对于某些人来说，仅添加安全功能可能就足够了，尽管潜在客户对变革存在一些抵制。这部分是由于根深蒂固的流程和思维方式，但也由于潜在失败的高昂成本以及与之相关的负面宣传。