采购

　　印刷企业要适时变革原始粗放的采购管理模式，充分利用信息化工具来优化公司的流程和制度，以确保企业的采购业务得以顺利开展，提升企业的市场竞争力。

　　于印刷企业而言，原材料采购在成本控制、内部业务单元协同、上下游供应链企业的战略合作等方面，具有至关重要的作用。所以如何做好采购管理，是当下印刷企业管理者需要认真面对并研习的一道课题。笔者以国内一家已经运营了20余年的印刷企业为样本，为读者剖析印刷企业采购管理中多会遇到的问题，以及解决这些问题的有效对策。

　　采购管理中的常见问题

　　样本企业采用的是目前大多数印刷企业正在实践的传统、简单的采购模式，即围绕确定采购需求、向供应商询价、议价、下订单、跟踪交期、收货、付款等流程进行日常的采购工作，并未与现代供应链采购相融合。但从行业及企业的发展来看，这种粗放式的采购体系已然无法配合行业前进的脚步，具体体现在以下几方面。

　　1.订单的按时交货率较低。这主要是两方面原因造成的，首先，很多供应商对交货及时性、准确性以及整个供应链运行效率的重要意义没有深刻的理解。其次，供应商生产运作模式落后，只要生产计划、加工、运输等任一生产环节出现问题，就无法保证交货的及时性。

　　2.多品种、小批量的生产模式使采购成本居高不下。样本企业的产品线十分丰富，企业管理者以订单为中心让各部门配合，导致采购人员经常要进行小批量、多品种的采购工作，这除了对供应商交货期提出了较为严格的时效性要求外，更使得包括物流费、仓储费、仓库检查费、收料费用等在内的相关成本增加，间接造成采购成本的增加。

　　3.采购流程模糊，容易滋生腐败。笔者在深入调查样本企业的采购流程后发现，样本企业的采购分配管理流程并不明晰，没有物资采购比例的相关管理办法，采购分配比例均由采购人员确定，主要评判标准就是价格。

　　4.采购人员的业务素质需要提高。由于采购人员不熟悉业务知识、对原材料特性了解甚少，或是因太忙碌而盲目地听取供应商建议，从而导致采购成本增加。

　　5.采购信息系统落后。对大型印刷企业而言，每天都有繁多的生产订单要下达，采购人员必须日复一日地重复做同一件事情，导致采购人员整体效率降低，更没有时间提升自己的采购专业知识。

　　6.公司管理层并不重视采购管理。实则，采购部只要将采购成本降低1%，就可以帮助公司提升5%~8%的利润，事实告诉我们，采购管理就是向管理要利润。所以采购、研发、销售是企业实现战略目标最为关键的三个因素，不可厚此薄彼。

　　7.呆滞原材料降低了企业的盈利水平。忽视库存管理会导致大量积压原材料被处置外卖，其变现所得收入一般仅为原值的50%，对企业盈利水平提升有较大的负面影响。

　　采购难题破解对策

　　1.积极推进采购管理信息化建设。为了提升采购工作的效率，印刷企业应积极地完善采购管理信息系统，如此可以使企业管理更加科学、规范，同时也为印刷企业与供应商的沟通搭建了高效、快捷的平台。

　　首先，引入SRM系统。SRM系统（供应商关系管理系统）可通过信息化手段重新构建印刷企业与供应商间的管理模式，节约两者之间的沟通成本、减少信息传递失误所带来的损失，并让信息传递更加及时有效。该软件可实现订单管理、排程管理、对账管理、供应商绩效评估四大功能。

　　其次，启用供应商网上报价系统。传统报价主要是通过邮件或传真的方式进行报价，很可能会出现采购人员向某一供应商透露其他供应商报价的情况，导致不公平竞争。而引入供应商网上报价系统后，采购人员只能在报价结束后才能在系统中查看价格，有效地控制了内外部勾结的可能，同时可提高印刷企业的运营效率、缩短审批流程、降低采购成本。

　　2.对不同类别供应商采取不同的采购策略。由于在印刷行业里，不同原材料的需求差异性较强，所以印刷企业应对本企业所需要的原材料进行分析，明确不同原材料各自的特性，并根据这些独有特性进行分类分级，制定不同的采购策略。从原材料的价值与供给风险两个维度出发，可将原材料分为瓶颈原材料、关键原材料、杠杆原材料和一般性原材料四种。

　　针对瓶颈原材料的操作策略：主要是控制降低缺货带来的运营风险，如开发新供应商，拥有替代或可操作性方案；提前与供应商沟通做好需求预测，配置适当、安全的库存等。 

　　针对关键原材料的操作策略：主要是控制降低原材料缺货及原材料跌价带来的运营风险，如抓住供应商的利益诉求点，与其建立长远的战略合作关系，并在价格上争取更多的资源。

　　针对杠杆原材料的操作策略：明确以供应原材料的质量、交货及共同降低成本为主要诉求，保持与供应商紧密的合作关系。

　　针对一般性原材料的操作策略：采购部门应定期搜集公司各部门需求，减少供应商数量，按特定的时点进行批量采购，增加采购数量、降低采购成本。但当供应商能力不足时，应适当引入新的供应商，以保证价格、交期两方面的优势，这样还可以促使供应商之间形成良性的竞争。

　　3.完善采购人员的绩效考核体系。正所谓“有规矩才能成方圆”，印刷企业应积极地完善采购人员的绩效考核体系，对采购人员实行定量考评。采购人员绩效考核应从二个维度出发：采购业绩和供应商管理。表1为样板企业制定的采购人员绩效考核指标。

　　考核总分由各项考核得分相加得出。采购部门应每月对采购人员进行考核，并根据月度考核加权平均而得出年度考核结果。需要一提的是，考评结果可为采购部门调整薪资、发放奖金等提供客观依据。

　　4.建立S&OP销售与运营计划小组。对于每年都会产生的大量积压物资的印刷企业而言，急需成立S&OP （Sales and operation plan）销售与运营计划小组，将各部门更紧密地连接在一起，重新梳理销售与运营间的关系，加强各部门间协同，减少积压物资的产生，降低采购部门的按需采购与处理积压物资难度。

　　在具体操作上，企业需要征集客户未来2~3个月的订单需求，经过详细地评估后制定销售计划并将计划提交给S&OP销售与运营计划小组。随后，小组根据销售计划，组织各业务部门召开联席会议，并根据会议议程逐个检查每项内容，在达成一致后确定主生产计划。最后，采购部门根据主生产计划下单采购原材料。高效的沟通机制的建立，能有效保证采购部按照计划进行采购，确保了整个组织在高效的机制中得以良好地运行。

　　总而言之，印刷企业要适时变革原始粗放的采购管理模式，充分利用信息化工具来优化公司的流程和制度，将采购人员从简单的、繁杂的事务性工作中解放出来，着重培养采购人员在业务领域内的专业性，以确保企业的采购业务得以顺利开展，提升企业的市场竞争力。

[时间：2017-08-02  来源：印刷工业杂志社]