柯尼卡美能达办公设备评估调查

　　办公设备每月的运行成本是多少？运行成本削减30％，可能吗？防止企业机密情报外泄，您有对策了吗？高效的工作效率，怎样才能实现呢？

　　您可能不只一遍探究过以上问题的答案。在提倡削减经费的今时今日，您一定想要从根本上削减复合机、打印机等OA设备的运行成本。从纸张的使用开始到电话费和电费的消耗，杜绝浪费。您一定曾经为由办公设备的输入输出引起的纸张信息外泄而担忧不已，并且为维持高效的输出环境，提升工作效率而不断努力。

　　从现状来看，能够很好的把握每月办公设备的运行成本的公司不是很多，为此柯尼卡美能达提供的“评估调查”*办公解决方案就能帮您——以现状调查分析为基础，对办公设备的输出量、总体使用成本进行可视化分析的基础上，优化办公设备配置，降低办公管理成本，提高办公安全性。化学材料巨头罗门哈斯公司*在导入了柯尼卡美能达复合机产品及其办公解决方案后，完成了对设备的评估调查，将使用情况和成本可视化，通过设备管理软件的运用，将处理机器故障所发生的工作量减少到1/3，并使用IC卡认证提高了办公的安全性，带动了整体效率的提升。
 

　　混合使用办公设备，增加了后期管理工时

　　在特殊化学材料领域中，成立百年的罗门哈斯公司以其经营规模和业绩始终位于行业领先地位，其全球第二大研发中心就坐落于中国上海张江高科技园区内，规模仅次于位于北美的研发中心总部，在业务上涵盖了整个亚太地区。2006年8月，罗门哈斯研发中心正式成立，约有800名员工陆续搬入研发中心全新的办公大楼进行办公。在当时，该研发中心由于集合了多个分支的资产，所以使用了大约有100台的办公设备。办公设备由采购部、行政部和IT部门共同承担管理责任。罗门哈斯研发中心的IT基础设施负责人李明先生回忆起当时的情形，说道“尽是些打印机和传真机这样功能单一的办公设备。而且，不同厂家的设备混在一起，购买后使用的年数也是五花八门的。”

　　在那种混合使用的环境中，往往会有办公设备运行和管理上的各种难题。“故障或更换耗材的频率非常的高。IT部光是应对公司内各部门频繁提出的修理要求就耗费了大量的人力。再加上办公设备的运行成本很难掌握，这都是很棘手的问题。”
 

　　评估调查，实现使用情况和成本的可视化

　　公司为了解决这些课题，向几家办公设备供应商征求建议。经过多方的讨论比较，最终选择了柯尼卡美能达的解决方案。

　　选中柯尼卡美能达的重要理由就是柯尼卡美能达所提供的评估调查服务。此调查就是根据现有办公环境中办公设备的放置情况、过去1年办公耗材成本与现有设备的输出张数， 通过对管理者及使用者进行问卷调查等手段，对设备使用情况和成本等现状进行了调查和分析。

　　“以前，公司内办公设备的数量实在太多了，在公司里有什么设备，使用中的状况到底是怎样的，运行成本是多少等问题，从整体上把握是很困难的。多亏了柯尼卡美能达评估调查服务，使我们能够很明确的掌握了这些信息。” 罗门哈斯公司的李先生这样说道。

　　通过评估，就使得本来隐藏的问题显现出来了。比如，单一功能的不同品牌的办公设备多台使用；还存在耗材由使用设备的部门自行购买等情况，无法对现有的办公设备进行统一的管理，其次，与办公设备的数量相比，管理这些设备的工作人员实在太少了等课题。

　　此外，通过对办公设备使用现状的调查和分析，找到了解决这些问题的具体办法。李先生举了其中的一例: “要削减运行成本，首先要能不断地掌握打印和复印的使用情况，在根本上将这些统计结果可视化，然后，让员工们看到这些统计结果，让他们增强削减办公成本意识是非常有必要的。柯尼卡美能达提供的方案就是以这些问题的调查和分析结果为基础，通过使用装载IC卡认证选购件的复合机、软件及服务，对工作效率、成本、安全性等多个方面进行最合理配置的解决方案。“改善后的效果用数字来体现是非常有帮助的。” 李先生这样强调。他在综合了性价比等方面，最后决定采用这个方案。
 

　　故障应对时间减少到1/3 通过使用 IC卡提高了办公安全性

　　导入解决方案的时候，并不是一次性将所有设备进行更换，而是分阶段实施。首先尝试更换使用的设备是柯尼卡美能达的2台彩色多功能数码复合机bizhub C451和2台黑白复合机bizhub 501。这4台设备取代了原有的10台办公设备的所有功能。同时还导入了统计管理软件和设备管理软件实现了对办公设备的统一管理。

　　导入后，得到了多种成效。设备发生故障和卡纸的情况不但明显减少了,设备管理效率也提高了。导入前，每次设备发生故障，都必须到设备放置处，确认该设备的问题。导入后如果设备再发生问题，利用网络监视的监测，管理者就能通过电子邮件和手机自动收到相应的问题报告。

　　“能够马上掌握到发生问题的设备所处的场所及问题种类等信息，就可以准确迅速地处理问题。而且，在复合机使用量较大的财务中心，处理故障的时间减少到1/3，这样的话设备管理工作量也减少了”。

　　此外，还配合导入了现有公司IC卡的认证打印。其结果在提高办公安全性方面取得了很大的成效。通过各个用户复印、打印量的统计使办公成本的管理更加简单，运用高速彩色扫描功能提高工作效率。 至于在柯尼卡美能达售后服务方面， 李先生评价道“服务人员的应对很迅速，非常放心。”

　　由于这次尝试性地导入柯尼卡美能达的办公解决方案，在大幅度削减了设备使用成本的基础上，设备管理工作量的减少而导致企业在人员开支的大幅度减少，使得企业的总体办公设备运行成本得到缩减。罗门哈斯预想，如果条件许可，希望在整个中国研发中心推广此办公解决方案，并且柯尼卡美能达将会一如既往支持罗门哈斯公司的业务发展。
 

 

解释
*　柯尼卡美能达提供的“评估调查”是为了从现状调查开始直到提供改善方案、导入・定期测试・维护・管理为止的整体顾问式服务“评估调查服务”的第一步工作。
*　罗门哈斯公司已被陶氏化学公司收购，公司名称已更改。

[时间：2014-06-30  来源：柯尼卡美能达]