柯尼卡美能达政府

　　柯尼卡美能达多功能数码复合机提高公共服务效率，成就社会公仆

　　导言

　　正如电脑正在逐渐的代替手写，现代科技对办公环境的影响随处可见。可以说许多人都无时无刻不在经历着一场手动到E化的变革。

　　这样的变革也不可避免地出现在了以公共服务为主要目的政府部门之中。这无疑是一件让民众兴奋的事。因为政府效率的提高意味着社会公共服务的改善。而政府对高科技办公设备日渐增长的需求正是他们服务和效率意识的见证。作为政府采购清单中必备的一员，多功能数码复合机的广泛应用便是一个典型的例子。

　　背景

上海浦东新区政府办公中心

　　浦东新区政府区人大文印中心是政府的职能部门之一，原来拥有两台一体机、一台数码复合机和一批独立的分页、装订、裁切设备。在平时工作过程中月印量不均匀。在有政府会议以及活动期间，对印量需求会突然增加。最大可达到每月5万张以上。打印文件的类型通常是公函、通知、报告、制作成套的会议文件以及需要套印的红头文件。

　　在成套文件的打印过程中，需要工作人员在分页、装订、裁切等不同功能的设备上分工合作。大型会议期间常常需要投入非常多的人力物力，或者进行业务外包。长期下来，不仅人力消耗很大，各种设备也造成了空间和耗材上的大量消耗。有时对只有三个工作人员的文印中心来说工作负荷过大。无论是成本还是效率都达不到理想效果。

　　另外，由于政府的文档多以机密文档为主，主要通过打印、复印、扫描、传真或电子邮件发送等形式输入或输出，如果数据资料管理手段不完善，就可能引发输出、存储、调用等风险，带来严重的数据泄漏或者经济损失。

　　由于工作的特殊性，浦东新区人大文印中心需要的解决方案不仅要能提高工作效率，也要最大限度保障数据安全。

　　解决方案

　　事实上，从普通办公到按需印刷，柯尼卡美能达都能根据客户的需求提供各种解决方案。

　　使用柯尼卡美能达独有的软件，可以将扫描文档和应用文件结合成一个PDF数据，并且同时发送数据至多个目的地，从而提高数据管理和应用的效率。文档的真正电子化，不仅减少了储存空间，减少了网络资源的占用。不仅如此，柯尼卡美能达多功能数码复合机的后续插页装订裁切功能还可以使小册子的制作一气呵成。对文档的管理，不仅使工作效率大大提高，并节省了人力物力，节约了成本。

　　柯尼卡美能达多功能数码复合机可以设置多达1000个部门的允许使用功能和输出纸张数。此外，您可对每个部门复印、打印、传真和扫描功能的使用情况监控。与用户验证功能相结合，您可对个人用户进行相同的功能限制设定置。详尽的部门及成本管理工具,不仅可以掌握各部门及人员的使用情况，更可提高全体员工的成本意识，削减经费支出，改善工作效率。

　　同时，柯尼卡美能达多功能数码复合机的安全管理功能，不仅可以在复印、打印、扫描或传真后删除管理信息，而且通过覆盖特定格式化数据，破坏硬盘中的相关图像和可恢复数据。同时，密码保护设置可以防止未经授权的访问。在输出重要文档时，可设置密码实现安全锁定，确保了文档的安全输出。而且所有网络通讯都受加密保护，机器中的安全日志可以追踪使用情况和设备故障，并且未经授权，他人无法访问记录。其硬盘锁定功能还可以保护硬盘移除后的数据安全。多种措施，使数据更安全。

　　综合考虑到各个方面的需求，浦东新区政府区人大文印中心使用了柯尼卡美能达所提供的bizhub 600黑白多功能数码复合机。在这套解决方案的帮助下，浦东新区政府实现了工作的无障碍运转。文印中心成为支持政府工作，提高效率的功臣。在有大型会议及活动的情况下，文本打印，套印等大批量的工作能够快速完成并达到错误率最小化。

　　bizhub 600的输出速度为60页/分钟，而且输入输出装订一气呵成。高速打印和7600张最大纸张容量，即便是在海量打印任务的情况下，依然能够效率运作。同时，人力投入大量减少。使用了Simitri聚合碳粉技术的bizhub 600保证了打印质量的同时也降低了能耗。废粉还可通过特殊技术循环使用，成就了政府环保办公的榜样的形象和需求。

　　bizhub 600同时也保证了政府工作的安全性，实现了多功能传送，单步操作便可将扫描数据或硬盘数据通过传真和电子邮件发送至不同类型的目的地。bizhub 600不仅可以为每个用户设定个性化访问权限，而且可以为每个部门设定组群的输入和输出限制。而且多种措施，能够实现旧数据移除，增强作业的监控和网络安全。

　　浦东新区政府在使用过程中就对每个用户设定页面输入和输出的限制，安全性提高的同时，还达到了部门内部管理、成本控制以及简化费用核算的目的。

　　实施效果

　　购置bizhub600半年以来，浦东新区政府区人大文印中心的办公效率提高了一倍。在1月到2月的人大会期间，区人大文印中心轻松的完成了繁重的文印任务，在分页、装订、裁切方面，尤其在文件归档和安全保密的方面更是得心应手。各类文件的归档整理也井井有条。不仅如此，耗材浪费也明显减少，成本降低。

　　“新的设备使我们的工作前所未有的轻松。出错的概率也小了很多。快捷、安全、高效是对这个解决方案最好的描述。通过这些先进的技术和产品，政府职能的实施有了更强有力的后台支持！”浦东新区政府的文印中心工作人员说。

[时间：2014-06-27  来源：柯尼卡美能]