工作流程疗法

　　在新世纪伊始，当美国康涅狄格州的哈特福德医院对它的印刷厂进行设计和选择工作流程时，就面对着经济和技术的双重困难。

　　首先，虽然该医院具有进行内部复印，印刷和数据管理的能力，但这些项目都被分散到了各自的部门中，这也就意味着它们之间没有太多的合作，而且也没有一个通用的工作流程。这样也就造成了许多印刷和复印活件的外流。

　　这家医院也很重视表格印刷和存储过程中的成本，他们想要找到一个减少表格报废量的方式。哈特福德医院找到了IKON办公室解决方案。这两个机构在以前就有过合作，IKON是哈特福德医院公司模拟和各部门复印机的供应商。

　　IKON公司的代表要经过两个评估训练：文件输出战略评估和IKON文件寿命周期战略评估。
IKON咨询服务部的全国经理Bill Blake回忆说道：“我们并没有卖给他们任何东西，除了我们所拥有的知识和从类似公司身上学到的技术经验以外。因此，我们能对他们进行分析，并帮助他们达到目的。 ”

　　Blake负责寿命周期的评估工作，他认为报废的表格主要是由语言改变的频率过高造成的。仅2002年一年，这家医院在报废表格上的损失就超过了100,000美元。

　　除了材料浪费和劳动成本以外，被淘汰的表格也让医院为了储存它们而付出不小的代价。

　　Blake解释说：“他们用了7,500平方英寸的空间来储存预先印好的表格。所以，我们想要优化他们使用预印材料的方式。”他们计划将表格的存储空间从7,500平方英尺削减到125平方英尺。这大约能节省下来25万美元。

　　在最初的评估中，IKON公司的工作人员也帮助这家医院意识到了，用三组不同的人员来管理印刷，复印和数据其实并不能有效地利用空间，人力资源或者技术。他们建议把这三个小组合并成一个部门，并且把这个部门称之为“数字印刷中心”。

　　IKON公司的生产解决方案专家Jeff Snyder指出：“我们的目标就是要充分利用设备，让全医院所有能够用到这些设备的部门共同来分享它们。我们想把输出中心转变成一个具体的空间，在这里，设备可以得到每天24小时的利用，这样也能够节省劳动力，机械，固定资产和外部印刷的成本。”

　　为新的印刷中心建立一个基础意味着哈特福德医院必须放弃废弃的表格和正在使用的数字印刷解决方案，并用最新的数字印刷和复印设备及工作流程工具来取代它们。

　　以前的八台输出设备都被淘汰了，取而代之的是两套佳能imageRUNNER 110生产成像系统；两台佳能imageRUNNER 105s打印机，一台佳能CLC 3900和一台佳能大幅面8200彩色打印机。为了完善印刷和复印解决方案，IKON公司也加入了一系列印后加工设备，包括在线涂布机，一台用于收缩包装的设备，两台Baum折页机，一台装订机以及一台离线的钻孔印刷机及一台切纸机。

　　为了生产出符合全医院要求的表格，IKON运用了Objectif Lune的 PlanetPress，这是一个可变数据文件设计解决方案。

　　Snyder解释说：“他们真正开始使用PlanetPress，是从印刷30个数据中心表格开始的，现在他们用这台机器印刷所有用于临床的表格。”所有的表格都能够在医院的一个部门里或者数字印刷中心里按照需要进行印刷。

　　Snyder继续说道：“所有的表格都可以通过网络提交订单系统获得。我们使用了EFI的数字前端系统，它每天24小时地工作着，但是它只能供哈特福德医院负责订单表格的人员使用。他们只需要使用自己的网络注册，就能获取只供他们使用的表格列表。所以，如果你在ER，它就只为你显示最适合你所在部门使用的表格。”

　　Snyder估计，仅通过减少报废表格的库存量和按需印刷表格，就为医院的印刷预算节省了250,000美元的开支。

　　虽然数字印刷中心从技术上来说是一个内部工厂，但它也需要进行自我宣传和推销。Blake说最重要的是要在整个医院内宣传自己的印刷能力和服务。

　　Blake强调说：“我们想要证明自己拥有一个使用简便的数字文件管理系统。它有助于满足减少人们道医院外印刷的需要，并且能使它们节省三倍以上的印刷时间。”

　　这些天来，这家医院已经很少到外面印刷了，他们只是在印刷适合卷筒纸印刷机生产的大量四色杂志时，才会选择把活件外包。

　　把曾经独立的印刷和复印业务整合到一个数字印刷中心里，也能够帮助医院解决人员安置的问题。这家医院以前大概在数据，印刷和复印这三个独立的部门里安置了8名左右的全职工作人员，而在合并以后，只需要三个就可以了。

　　成功