作为公司内部的部门，人们正在努力地满足直接承诺，降低直接成本和直接管理的要求。
一份近期的对部门的调查结果显示：许多组织没有一个基础设施。

　　相反，他们有多种多样的，独立的，迷你的基础设施，它们的产品来自于多个经销商、专用系统和需要定期进行专业维护的服务器硬件。

　　印刷――无论是彩色和黑色的 ――都涉及到扫描 ，传真和文件传输。事实上，尽管这些工作是在一个公司的不同地方完成的，但在通常情况下，这些部门之间并没有联系和沟通。

　　一般来说，印刷厂在购买和使用传真机，复印机，台式打印机以及大容量多功能打印机时都没有考虑它们的真正成本。但这些成本却是客观存在的。

　　打字机和文件柜的价格便宜，而且不需要维护，而激光数码和喷墨打印机却对纸张，油墨，调色剂有一定的要求，而且需要进行日常的维修和护理。

　　现在，几乎所有的文件都是电子形式的，它们的成本增长迅速。即便它们的成本继续增长，那也是隐藏在企业的一般管理费用中的。

　　更深层的成本来自于设备的不充分利用。举个例子来说，在企业的数据中心，打印机在每个月中都会有一段时间是空闲的。

　　与此同时，打印服务店的员工每天却在两班倒地工作，以满足源源不断的客户的需要，但有时太多的外部工作也是这些打印机无法应付。

　　机会的领域

　　这些问题增加了公司发展打印机基础建设的机会。

　　印量少不是问题，但要注意打印的质量。打印基础设施由硬件和软件设备组成，包括连接和非连接打印机，复印机，多功能装置，服务器，扫描仪，输出管理软件等。

　　这需要把印刷和文件生产作为与其他控制成本相关的成本问题来审查，比如说：交通支出，IT和员工的福利。这可以表现为以下这些情况：

　　市场部门，客户服务部门和人力资源部门都有类似的速度为每分钟一百一十页的工作打印成本。

　　 但是，每台打印机的使用率都仅在75％以下。这样的话，以上三个部门就可以分享一台打印机，这相当于降低了打印机的使用成本，更好地利用了内部打印服务店的资源。

　　从部门预算中区分真正的文件生产成本并了解它们对底线的影响，将为人们带来一个巨大的、潜在的降低成本的空间。

　　因为现在的数字印刷设备能力很强，因此我们要选择那些能供多个部门同时使用的的设备，这是一个降低文件生产成本的最佳方法，实际上这也就是提高了劳动生产率。

　　软件支持

　　在选择合适的机器之后，软件的选择可能会是这个决定中更为关键的一部分。由于许多印刷设备的说明书看起来都相似，因此软件才是快速地建立打印基础设施的必要条件。

　　合适的打印基础设施可以提高人力、系统和过程的生产率，最大限度的提高设备的使用率；促进企业间的广泛联系，兼容和对资产的使用。

　　由于拥有来自于多个销售商的全力支持和全面的特点，一个智能的打印基础设施能够在多个操作与战略领域不断地创造利润，这主要是因为它：

　　* 使企业能够更加灵活地调配工作量和适应改变。

　　* 最大限度的使用现有的资产——不必让公司只使用一个销售商的设备或软件。