文印浪费泄密

　　随着打印机，复印机等文印设备在企业当中的普及。一些相关问题也随之出现。比如近些年来频频见诸报端的文印成本飙升，浪费无度以及由于文印造成的重要信息泄露等。这些问题往往都给企业带来了巨大的损失。 

管控不力是文印浪费主因

在目前的很多公司当中，文印设备往往仅作为硬件存在。而其管控则被忽略。这就为高浪费和无效打印创造了条件。由于缺乏管控，很多员工在打印时对于排版布局的合理性缺乏足够的重视，比如经常会出现一张白纸上只有几个字，本可以双面打印的资料却用了2张纸。多份打印的合同中有错别字等现象。更有甚者，甚至有员工私自打印与工作无关的文件等。

这些看似小事，实则积沙成塔。拒不完全统计，同样一家企业在实施文印管控前后的用纸量甚至可以相差30%-40%。大型企业自不必说，即便是100人左右的小企业，这样的浪费也是相当惊人的。

目前国外采用的比较成功的方法主要是精确打印管理以及定制化和身份确认打印等。比如利用一整套完整的打印管理软件，让每个员工都能及时的掌握打印机目前的工作状态以及耗材状态，正确的选择闲置率较高的打印机，同时记录全部打印作业以便让管理员能够清楚的了解每个员工的打印数据，避免无效打印以及非工作打印。而身份确认打印，就是给每个员工一个唯一的身份识别卡，只有在员工刷卡以后，打印机才会将他的打印作业输出。而这一方面有助于纸张节省，而另一方面也有助于更有效的管理员工打印状况。

文印设备成企业泄密重灾区

在人们的传统意识里，泄密往往只存在于保险柜或者电脑硬盘当中。而实际上并非如此，打印机，复印机等文印设备实际上也同样存在着泄密的可能。常用的文印设备就至少有6处存在泄密风险。

1.出纸盒：这也是文印设备当中最常见的漏洞所在，因为在打印命令发出至取走文件的过程当中存在时间差。而对于公用打印机来说，这段时间足以造成文件的泄密。

2.硬盘：现在很多打印机和多功能一体机都有硬盘，而这些硬盘当中往往会保存有很多重要的信息。在产品送修或者租赁期满返回时，如果不对其进行处理，这些信息也会随之失去。

3.网络：现在的文印设备通常都有网络，而文印指令也必须通过网络来发送，而这也有可能被监控甚至截取。在网上搜索“侦听软件”，便可找到大量类似的应用程序。

4.控制面板：虽然现在的数码一体机在功能上已经十分强大，很多功能都可以一键完成。但如果没有完整的可见性，访问和使用权限控制，也将在很大程度上造成泄密。

5.输入纸盒：很多企业的关键部门，如财务部等，都会使用专用介质打印支票，处方和正式文档。但如果没有一个安全进纸盒，那么介质就有可能被窃取或者篡改。这类例子在近些年来也是屡见不鲜。

6.设备群组控制：现在随着社会对文印安全性认识的提高，有很多企业也开始了对文印设备的集中管理。但这往往仅限于文印设备不多的中小企业，如果没有成体系的管理解决方案，在面对拥有诸多设备群组时，尤其是多品牌设备并存的情况时，泄密风险依然有可能发生。

上述这些地方往往是企业在文印管控当中容易疏漏的地方，日前就曾有消息称，在一家金融机构当中，一名未授权的窃取并泄漏了出纸盒内的IPO机密信息。这给该公司造成了近千万美元的经济损失。

在国外，企业为了避免由于文印浪费或者泄密可能带来的各种损失，都已经开始加大了在这一方面的投入。而在国内，虽然很多大企业，甚至中小企业都已经有了绿色文印和文印安全的意识，但重视程度和国外相比还有很大差距。所以，在这方面我们还有很长的路要走。

[时间：2012-08-03  来源：赛迪网 ]