成功十步

　　印后加工

　　越来越多的印刷企业尝试进军直邮和货运产业来提高他们的底线。行业调查显示：在所有的印刷企业中，接近20%的企业开始决定要扩展他们的直邮和货运业务——包括数据库管理——这是使他们的服务增值的头号选择。这是许多印刷厂明智的选择，因为目前有越来越多的印刷品被送到邮局来进行处理。在印刷企业内实现邮寄服务理论上讲是正确的，但要想实现却不那么容易。

　　邮政：一个三条腿的工具

　　邮政包含三个重要的组成部分：制作信件的印刷/直邮产业；传送信件的邮政服务机构（USPS）；以及驱动USPS设备的邮政软件系统。如果你失去了其中的任何一条腿，邮政系统就会崩溃。它们之间联系紧密，因此必须要把它们有机地结合在公司的印刷结构之中，这样才能够成功地进军邮政产业。

　　为直邮制定一项战略性计划

　　在这个战略性的商业计划中最重要的一部分是要明确公司的现状：优势、弱点、机遇和危机。

　　优势：关键因素是否均以到位。从客户那里接受一个定单，内容包括印刷、包装、生成运送文件并且把它们传递给客户。为了增加直邮服务，你可以将一些印刷信息融合到生产过程中去，如打印姓名和地址。包装的工作会有一些，但会根据不同的邮政规定和要求来对活件进行包装。你可以直接把包好的产品递送到邮政服务机构的接收站，而不用把它们寄给客户。仍然需要出示文件，但这种文件将要由USPS的需求利用邮寄软件来产生。

　　弱点：无知。美国邮政服务机构USPS是世界上技术最先进的机构之一。它的任务是转移邮件——没有任何一个机构是用来存储或保管邮件的。因此，邮件在这个系统要移动的越快越好。这个系统的每一个邮政程序，每一台设备和每一项要求都是为了能够准确有效地把邮件从邮局接收站传送到客户的邮箱里去。所以，当美国USPS机构能够在高速的仪器上处理邮件时，其邮资折扣就会高一些。目前共有3,000多种邮资折扣产品供选择。你可以自己进行选择，享受这些优惠，节省一些钱，因为邮政服务机构里的人不会在你将要离开时轻拍你的肩膀，跟你说：“你知道吗......？”

　　机遇：简化投递。这是一种给你的印刷客户提供“从概念到现实”的服务的能力。通过给客户提供一种流线型简捷的服务，从而提供了一个单一的接触点。

　　危机：财政危机。邮寄准备不恰当或者不必要的邮资优惠可能会导致严厉的处罚和巨额的罚款。这类典型的处罚数以万计，而且还将达到数百万。如果你在印刷中出现错误，你可以为你的客户重新印刷，而如果你是在对那些印刷品进行邮寄时出了错，你可能就要承担重印，重寄（包括邮费）的费用和罚款。无知也不是借口。这就像球场上不相信眼泪，邮资也必须偿还。

　　购买邮寄软件

　　美国邮政服务机构（USPS）安装了最新的计算机邮件处理设备。邮寄软件能够使你得到恰当的文件格式，完成正确的邮寄准备工作，从而使这款复杂的设备得到有效的利用。这样一来，减少了美国邮政服务机构的内部成本，节省了资金，感受到快捷有效的邮递服务和邮政业中成功的竞争成果。我们来看看主要的邮寄软件供应商：

　　· 提供功能各异的多种软件来负责邮寄目录数据库的维护，包括：数据列表的保护，复制数据的确认，对多种输入/输出文件的格式支持，批次转换和对个性化印刷的可变数据的支持。

　　· 能提供由USPS认可的CASS（编码准确性支持系统）系统，利用ZIP+4信息来对邮寄地址进行编码，从而在信件上印上递送点的条形码。(请见http://ribbs.usps.gov/files/vendors/cassn01.txt.)

　　· 在宣布提供最大的折扣优惠时，可以提供PAVE(投邮前预先按邮递区分类的准确性进行确认和评估)软件来为美国USPS进行投邮前的分类和邮寄准备。注意：确定你购买的产品是经过PAVE确认过的。仔细检查这些产品找到一款最适合于你的公司和你的邮件的产品。(请见 http://ribbs.usps.gov/files/vendors/PAVEGLIS.PDF.)

　　· 给用户提供多种功能和能力，使他们以更高的效率来经营他们的邮寄部门，包括生成可视的和可以用机器读取的捆书标记的选项，生成方便后续加工的反序列邮件，为客户书写一个可以被其他邮局的设备处理的按邮递区分类的电子文件(高速激光器, 智能插件等等)。

　　· 已经与先前的邮政硬件和文件处理系统销售商形成了强大的联盟或者与固定的客户群形成了良好的合作关系，从而可以免费地进行相关呼叫或问题的解决。

　　· 提供高质量的技术/客户支持，为客户群或在线用户提供讨论区；为它们的产品提供详尽易懂的介绍文件；为新客户提供额外的教育和培训机会以及对他们进行后续培训。

　　· 使客户了解邮政业的发展趋势，新产品的发布以及邮政服务标准的提高和完善。USPS还要求它的邮政软件开发者每隔一个月就为客户们提供一次更新的软件版本，否则将有可能丢失邮政服务的资格。对邮政软件来说，这通常意味着确定新的分类、规则、准备需求以及新的邮资估价。要利用软件公司在译解“postalese”中所做的工作，你要经常去确认USPS制定的可能会影响你的底线的要求上的变化。软件供应商能够使你一清二楚，而且能够帮助你避免处理和遇到接受过程中的问题。最重要的就是，这不需要你去寻找信息——它一般会提供给你。

　　· 提供一款使你在市场上具有价格优势的产品。对邮政软件来说并不是“越贵越好”。现在大多数的邮递者（事实上，你想从这些邮寄者身上赢得生意。）使用的是价格在2,500 到10,000美元之间的适合于PC机的产品。目前，能够运行ZIP+4编码，进行数据库维护，每小时能够对数百万份记录进行整理分类的计算机的价格已经降低了很多。即使你在使用一台迷你机或一台主机来进行印刷处理，你也不要首先考虑购买支持那些操作平台的邮政软件。因为那样做会比较贵（在70,000 到100,000美元之间），而且还要负担一些额外的参与竞争的费用，来抵消你的成本。相反，如果购买的是经过USPS确认过的以个人计算机为基础的产品，同样会处理你的邮件，并且把文件再传送给迷你机或用于输出的主机。如果你的需要得不到满足，你就要从小的投资开始并且只根据价格来决定投资。在你进入这项业务之前，不要让价格成为你的障碍。

　　用你的ZIP+4软件来创收

　　经过CASS检验的软件是条形码优惠的基石——ZIP+4编码的数据库能够提高直接邮递活动的反应率，改善邮寄供应能力。这款软件能够通过美国邮政服务机构在你的数据库中验证那些不能够进行传送的地址。许多软件包会把提供统计信息作为编码程序中的一部分，从而能够识别县区，建筑类型以及国会区。

　　开发邮件设计程序

　　邮件设计和策划程序是邮寄目的与潜在邮资之间达到平衡的一系列表现。有的客户可能只需要一个信封那么大的邮件就能够成功地传递他的信息，所以他就会偏爱那些邮资较低的明信片。你应该感到高兴，因为客户能够通过选择设计合理的信封大小的邮件来获得享受优惠的资格。请记住，无论你的设计是明信片，信件还是公寓，你的邮寄软件都将会在你的邮件上预先按照邮递区域进行分类。

　　获得邮局设备

　　有一些设备也需要一些投资。从写地址到插入信件、捆包、测量，需要花钱买的东西有很多。或者，你可能会翻新改造你已经在使用的机器。你可以查看你的邮政软件的直接接口，从而对你的邮寄硬件进行驱动和控制。注意：仔细研究在你的区域中的保养或服务设备制造商。与其他用户进行交流，最好是拜访他们，在购买之前看看那些设备的实际表现。

　　培训你的同事

　　要特别关注那些从不对客户说“不”的推销人员。你的销售员和CSR们必须理解把为客户做的印品送入USPS邮寄流水线所可能面对的风险。

　　USPS邮件质量控制确认软件：它能够提供目前最好的教育工具。它的课程设计得很好，涵盖性强，能够把"postalese"转化成易懂的文章或例子。比解释邮政服务和要求更重要的是：它的课程能够提供完整的可在日后重复使用的参考材料，从而能够使你用最积极的方式进行邮寄。在完成这个课程以后，你就能够更好地理解为什么USPS能够接受与邮件设计相关的要求了。除此之外，你还能够更充分地理解预先按邮递区进行分类的必要性，以便于为你的客户分析优惠和付款问题。(请见http://ribbs.usps.gov/files/mqc/MQCORD.PDF.)

　　修正账单和申请程序

　　每一个邮寄程序都有各自不同的费用，而且它们的差距很大。这值得我们花费时间和精力去研究。你要清楚地知道你所能提供给客户的相关服务以及那样做的成本。

　　· 你有能力提供服务或在邮寄前按邮寄区域对邮件进行分类吗？

　　· 你会把这些花费直接转给客户，还是把它们看作是一种增值服务并且自己来承担成本？邮政业的经验法则是：不要为邮资送账单。除非一个邮资账户里的钱足够邮寄的总花费的，否则，美国邮政服务机构（USPS）不会允许邮件在接收站里被取走。把这项工作交给你的CSR——除非钱已经在邮资账户里了，否则不做任何邮寄工作。

　　把邮资作为你的发票上单独的一项。在提出申请之前，用你的邮寄软件从客户邮寄清单里仔细寻找有关于邮寄等级和种类的邮资优惠信息。按邮寄区域进行分类的邮资优惠要以ZIP编码到地图上的地址的数量和密度为基础。举例来说：如果一个邮寄目录在全国范围里分配10,000个地址，那么它按邮寄区域进行分类的邮资优惠（如果有的话）与一些ZIP编码里一连串的10,000地址相比就比较少了。

　　改变对美国邮政服务和运输费用的评估

　　进入邮政业能够明显地提高你的内部产量和运输成本。必须要用美国邮政机构提供的盘子，桶和容器来准备邮件。你的货车必须在特定的地点取这种设备，有时是制定的地点。你的邮寄软件会告诉你一个邮件总共需要多少个盘子或容器，但是你也失去了使用自己选择的容器的权利。不要低估于这个相关的费用。

　　除此之外，当把邮件送往美国邮政服务机构时，要仔细地计算邮件的数量。邮件要配齐全部所需的文件和邮资。你不能擅自减少一部分需要运输的邮件，并且说“我会把剩下的还回来。”你的邮寄软件能够为你计算那些数量，从而把这些邮件分配到不同的运送方式。你的驾驶员有能力找到客户，卸下货物并且返回到工厂。一个驾驶员可能会为了一个邮件在邮政局里等上几十分钟或几个小时，这都增加了你的成本。

　　开发一个质量保证程序

　　为你的职员建立一个邮寄准备服务的最低标准和程序。明确哪些程序是用来进行数据库维护，处理保密信息，改变邮寄清单，计算邮资的等等。为你的客户展示你们的质量控制也是服务的一部分。

　　知情和参与

　　当今的邮寄者必须要见多识广。如果你打算进军邮政业，就必须要与邮寄和实现服务机构（MFSA）合作。这是邮政组织所向往的真正的圣殿——它的会费可能会是你花的最有意义的一笔钱。(请见 www.mfsanet.org.)

　　对许多印刷者来说，进军邮政业是很有吸引力的一个建议。开发并加强你与邮寄软件供应商的关系能够帮你进入全面的ROI。这可能是使你的公司和客户获得双赢的关键所在。

[时间：2005-07-26  作者：刘谈  来源：本站原创]